"We willen het nu breder gaan wegzetten"
“ Dankzij de oplossing van Neopost kunnen de circa 5000 studenten van de School of Economics van Hogeschool INHOLLAND in Rotterdam er voortaan vanuit gaan dat de cijferlijsten in de enveloppen met hun naam erop ook daadwerkelijk de hunne zijn”
INHOLLAND Rotterdam is erg tevreden over de totaaloplossing van Neopost. Met de oplossing bestaande uit de bestaande DS-70 couverteersysteem en de softwareapplicatie PrintMachine konden zij een kwaliteitsslag geven aan de verwerking van post.
ICT-specialist Frank Gombault van Hogeschool INHOLLAND kwam bij “toeval” in aanraking met het domein postverwerking. INHOLLAND heeft 35.000 studenten verdeeld over 16 vestigingen. De secretariaten werken redelijk zelfstandig, maar de dienstverlening op ICT gebied is gecentraliseerd.
Gombault maakt deel uit van het onderdeel projecten en innovaties. Daar kwam het verzoek van INHOLLAND Rotterdam om te assisteren met adresseersoftware die nodig was in combinatie met de aanschaf van een nieuwe couverteermachine.
Het was geen vraag die zich makkelijk met een “ja” of “nee” liet beantwoorden.
“ Dus ben ik erin gedoken”, vertelt Gombault.
Er bleek behoefte te zijn aan goede sorteer- en adresseersoftware om de correspondentie die de school naar de studenten stuurt vlekkeloos te laten verlopen.
Zij krijgen meerdere malen per jaar een cijferlijst vergezeld van bijlagen. De wet schrijft voor dat dit schriftelijk moet gebeuren.
Omdat de voortgangsrapportage per studiejaar verschilt, was er behoefte aan een oplossing-op-maat.
Op zoek naar een oplossing kwam Gombault bij Neopost uit, waar zijn vader begin jaren zestig tot medio jaren tachtig de scepter zwaaide bij de huidige Neopost Technologies in Drachten.
“Ik dacht dat er een eenvoudige oplossing moest zijn, maar tijdens de gesprekken ontdekte ik dat het complexer was dan ik vermoedde. Uiteindelijk zijn we uitgekomen op de softwareapplicatie Neopost Printmachine Software. Met dit programma zouden we een complete oplossing hebben.
Neopost PrintMachine bleek naadloos aan te sluiten op de reeds bestaande apparatuur.
Door implementatie van “Printmachine” worden de bestanden naar een aparte directory gezonden. Daar worden ze voorzien van een optical mark recogonition (OMR) te vergeleken met een barcode. Printmachine ziet op basis van de kenmerken welke documenten bij elkaar horen en brengt bijpassende streepjescode aan. Daarna rolt het volledige bestand met rapportages en bijlage voorzien van OMR-streepjes uit de printer.
De uidraaien worden vervolgens gevouwen en in enveloppen gestopt door de Neopost couverteermachine. Een leesoogje herkent de OMR-codes en geeft een signaal als een set brieven niet volledig is.
Gombault is zonder meer content. “ We gaan kijken of we het breder kunnen wegzetten. Doordat de secretariaten van de vestigingen redelijk autonoom werken is dit niet meteen wijd en zijd bekend. Maar er is een omvangrijke vervangingsoperatie van de printers op alle secretariaten achter de rug. En ik moet zeggen de meeste locatie hebben belangstelling”.
|
