"We spelen geen verstoppertje met elkaar"
Achmea is één van de grotere financiële dienstverleners in de Benelux en heeft in totaal zo'n 13.500 mensen in dienst. Met een jaarlijkse (interne) verwerking van 95 miljoen geprinte documenten en 25 miljoen enveloppen besloot Achmea tot een aanbestedingtraject voor couverteermachines en daarin stak Neopost met kop en schouders boven de andere kandidaten uit. Een verslag van de selectieprocedure voor het kantoor- en postkamersegment.
In 2002 besloot Achmea het printen en couverteren te centraliseren op de vestigingen Leeuwarden en Apeldoorn. “In het request-for-proposal (RFP) traject werd al vrij snel duidelijk dat Neopost het best beantwoordde aan de wensen en eisen van Achmea. Ze wilden meer doen dan slechts voldoen aan ons eisenpakket. Ze wilden actief meedenken en waren dan ook pro-actief en zeer kritisch in wat een organisatie als Achmea wel en niet zou moeten willen”, vertelt Ronald Hensbergen, Manager Operations Output bij Achmea Facilitair Bedrijf in Apeldoorn.
Sterke presentatie
Nadat Achmea de concrete definitieve pakketeisen had neergelegd, volgde een presentatie ‘on-site’. Een hele Neopost delegatie met afgevaardigden toog naar Apeldoorn, waardoor tijdens de presentatie optimaal op elke vraag van Achmea konden worden geantwoord. Hensbergen: “Dat was absoluut sterk gedaan door Neopost. Achteraf hadden we vrijwel geen vraag meer te stellen; alles was duidelijk naar voren gekomen en uitgelicht. We hadden daadwerkelijk het gevoel als aanvrager serieus te zijn genomen.”
Onder de indruk
Dat gevoel werd nog versterkt door de testdag die in de showroom van Neopost in Almere werd georganiseerd. De omvangrijke hoeveelheid testoutput werd op een grote palet de showroom binnengereden en de gekozen systemen gingen in productie om te beoordelen hoe de machines draaiden en hoe de poststukken werden verwerkt. “Ik kan niet meer zeggen dan dat de machines deden wat de mensen van Neopost hadden gezegd. Ook die dag hebben we de open communicatielijnen tussen beide partijen doorgetrokken. Als een operator niet helemaal tevreden was, werd zonder problemen alle testoutput opgepakt en meegenomen naar een ander systeem. We waren zeer onder de indruk.”
Open communicatie
De keuze voor Neopost werd gemaakt op basis van de mogelijkheden van de machines, maar ook het prijstechnische aspect en de communicatielijnen hebben een rol gespeeld. Neopost bood Achmea vervolgens ook de nodige ondersteuning bij het bepalen welke machines het meest geschikt waren voor de verschillende locaties en vestigingen.
Onoverkomelijke technische problemen hebben zich nog nooit voorgedaan. “Eerlijk gezegd verwacht ik die ook niet. Ook op dit vlak is er een open communicatie. We spelen geen verstoppertje met elkaar. En dat werkt enorm prettig, voor beide partijen,” aldus Hensbergen.
|
