Met e-facturatie zet je als onderneming een forse stap vooruit. Maar wat heb je nodig om digitale facturen vlot en doeltreffend te implementeren? We sommen het op.
E-facturatie: geen overbodige luxe
Elektronisch factureren is aan een flinke opmars bezig en wordt daarbij geholpen door de Europese Commissie, die wil dat e-facturatie tegen 2020 wijd verspreid is. Ook de Nederlandse overheid schaart zich hierachter. De redenen zijn duidelijk: een ommezwaai naar digitaal factureren betekent een flinke besparing bij bedrijven en overheden, evenals een duwtje in de rug van het milieu. Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen.
Voordelen van e-facturatie
De voordelen van e-facturatie voor jouw organisatie liegen er ook niet om:
- E-facturatie is per definitie sneller, want je hoeft niet te wachten op de postverzending en -bezorging. Dit vertaalt zich meteen in een tijdbesparing bij de administratie en een kortere cash conversion cycle. Onduidelijkheden of bezwaren komen sneller aan het licht en worden sneller rechtgezet.
- Minder papier betekent dat je ecologische voetafdruk beduidend kleiner wordt. En dat komt de duurzaamheid – en het duurzame imago – van je bedrijf uiteraard ten goede.
- Over imago gesproken: voor veel (jongere) consumenten is de mogelijkheid van e-facturatie de perfecte indicator van hoe eigentijds een bedrijf is. Geen e-facturatie anno 2017 is geen goed teken voor hen!
- Dankzij allerlei nieuwe ontwikkelingen bieden elektronische facturen de gewenste veiligheid en zekerheid.
Randvoorwaarden voor succesvolle digitale facturatie
Maar met digitaal factureren begin je natuurlijk niet zomaar van de ene op de andere dag. Je moet aan enkele randvoorwaarden voldoen om van deze ommezwaai echt een succes te maken:
- Jouw klanten moeten goed online bereikbaar zijn. Niet elke branche leent zich daar even goed voor.
- Je hebt een boekhoudpakket nodig waarin facturen automatisch verwerkt worden.
- Elektronische facturatie is makkelijker te implementeren als je hoge volumes facturen ontvangt en verstuurt.
- Een systeem dat de verzending automatiseert is onmisbaar om grote tijdswinsten te kunnen boeken.
Blijf niet met één been in het verleden staan, maar zorg dat inkomende facturen ook gedigitaliseerd worden. Dankzij het systeem Neotrax is documentdigitalisering een eitje. Bovendien is alles netjes gekoppeld aan je ERP- of boekhoudsoftware.