Inkomende post digitaliseren: voorwaarden

Inkomende post digitaliseren? Dit zijn de voorwaarden

09/05/2017

Weg met de juten postzakken van weleer, de toekomst van postverwerking is digitaal! En die digitalisering hoeft niet ingewikkeld of moeilijk te zijn, integendeel. Lees verder en ontdek hoe de bezorging én de opvolging van post digitaal een stuk makkelijker en efficiënter kan.

Overstappen naar een digitale postkamer

In de traditionele postkamer is het normaal gesproken vaak een grote chaos. Want nadat de in juten zakken geleverde post aangekomen is, start de interne postverwerking: eerst de post sorteren per ontvanger binnen het bedrijf en vervolgens ervoor zorgen dat de brief of het pakket bij die ontvanger terechtkomt. Daar komen véél handelingen aan te pas: postzakken legen, sorteren, categoriseren, verdelen per postkar en bezorgen bij de juiste bureaus. Dat kost veel geld en verloopt niet erg efficiënt. Bovendien gaat er soms post verloren. Wanneer het over facturen gaat, wordt het nóg ingewikkelder. Die moeten namelijk vaak langs verschillende afdelingen voordat ze betaald kunnen worden.

Inkomende post digitaliseren en een digitale postkamer kunnen dus veel logistieke problemen oplossen. Zo kun je, om te beginnen, de handmatige postbezorging al uitschakelen. De inkomende post wordt meteen ingescand en niet fysiek, maar digitaal bezorgd. Eerder iets voor grote bedrijven, denk je? Nee hoor: ook organisaties met kleinere postvolumes kunnen – als ze aan enkele basisvoorwaarden voldoen – snel overstappen naar een digitale postkamer.

Voorwaarden voor digitale postverwerking

Twijfel je of inkomende post digitaal verwerken de investering waard is? Doe de check en lees hieronder aan welke voorwaarden je onderneming in dat geval maar beter voldoet voor de digitale postverwerking. Daarna kun je beslissen om over te stappen tot volledige digitale verwerking van de post in je bedrijf.

Integreren in ERP- en boekhoudsoftware

Wil je inkomende post digitaliseren? Zorg dan eerst ervoor dat gegevens uit postverwerkingssoftware ook automatisch in ERP- en boekhoudsoftware verschijnen en te bekijken zijn. Zo verloopt de overstap naar digitale postverwerking vlotter, omdat je medewerkers niet steeds tussen verschillende softwaresystemen moeten switchen.

Takenpakket postmedewerker(s) opnieuw bekijken

De rol van de postmedewerker, die eerst een logistieke rol had binnen de organisatie, moet evolueren. De focus van de postmedewerker komt nu namelijk meer te liggen op kwaliteitscontrole en coördinatie. Met andere woorden: bijscholing is een must, want de postmedewerker heeft in die nieuwe rol zeker behoefte aan meer kennis van informatiestromen en IT. Zorg dus voor de nodige opleidingen en workshops om hen daarin te trainen.

Bewustmaking en training rond digitale postverdeling

Niet alleen de postmedewerkers moeten vertrouwd raken met de digitalisatie van inkomende post. Dat geldt eigenlijk voor iedereen binnen het bedrijf. Zo gaat de digitale postkamer de werking van de boekhoudafdeling bijvoorbeeld sterk beïnvloeden. Om ervoor te zorgen dat je medewerkers helemaal mee zijn – en als het ware staan te springen om aan de slag te gaan met de nieuwe manier van werken – las je het best een bewustmakingsronde in met eventueel een interne training. Op die manier voelt iedereen zich betrokken, werken je medewerkers beter samen en bespaar je op de lange termijn heel wat tijd en middelen.

Voordelen

Bedrijven die de overstap maken naar digitale postverwerking, ondervinden tal van voordelen. Niet alleen sparen ze veel tijd uit met postverwerking, archivering en opzoekwerk, ze zien ook tal van andere processen efficiënter worden. Medewerkers kunnen zich namelijk meer toeleggen op hun kerntaken en voelen zich minder belemmerd door de slome postverwerking. Daarnaast daalt het foutpercentage en is digitale postverwerking veiliger.

Neopost helpt je graag om de overstap te maken. Bekijk zeker Neotrax, een unieke oplossing voor de digitalisering van inkomende post.

Add new comment