aangetekende brief e-mail

Aangetekende brief per e-mail: de werking, rechtsgeldigheid en prijs

09/27/2017

Om een aangetekende brief te sturen, moest je tot voor kort langs bij een PostNL-kantoor. Want een brief aangetekend versturen, betekende automatisch dat je die brief fysiek moest brengen en laten bezorgen – per post dus. Tegenwoordig kun je echter ook aangetekende brieven online naar je klanten versturen – per e-mail. Een aangetekende brief die je digitaal stuurt, heeft dezelfde juridische waarde als een aangetekende brief per post. En dat is niet het enige voordeel van de digitalisering van aangetekende brieven…

Aangetekende e-mails versturen

Hoe werkt dat in de praktijk, zo’n aangetekende e-mail versturen? Heel eenvoudig. Eerst installeer je een specifieke plug-in in je mailprogramma of koop je een softwarepakket op maat aan. Daarna kun je aan de slag. Klik aan dat je een aangetekende e-mail wil versturen en voeg al het nodige toe: eventuele bijlage(n), jouw tekstboodschap, het mailadres van de ontvanger, …

Alles toegevoegd? Dan ben je klaar voor de aangetekende verzending. Na verzending kun je precies meteen je online aangetekende brief volgen.

Aangetekende brief per e-mail traceren

Een van de grote voordelen van een aangetekende brief digitaal versturen, is dat nauwkeurig traceren heel makkelijk is.

Een goede tracering van de status van aangetekende brieven is essentieel, of dat nu over een digitaal of een fysiek verzonden aangetekende brief gaat. Een aangetekende zending volgen via de post kan met een trackingsysteem, waarbij je een Track & Trace-code ontvangt die aan jouw brief of pakketje gekoppeld is. Met die code kun je online, via het opvolgingssysteem, achterhalen waar je aangetekende zending zich bevindt.

De status van een aangetekende e-mail traceren is zelfs nog makkelijker. Via het softwareprogramma kun je bijvoorbeeld instellen dat je een melding ontvangt zodra de e-mail is aangekomen bij de ontvanger. Een mogelijke extra optie bij je aangetekende e-mail is een downloadlink toevoegen. Dankzij die link kun je eveneens zien of het e-maildocument al is gedownload of niet.

Digitale handtekening plaatsen

Een aangetekende e-mail is veel meer dan ‘gewoon’ een gedigitaliseerde versie van de fysieke aangetekende brief. Dankzij het softwaresysteem voor digitale aangetekende brieven kun je de documenten ondertekenen met een digitale handtekening. Dat biedt mogelijkheden. Zo kun je vanaf nu dus veel makkelijker contracten of overeenkomsten die een handtekening vereisen per mail versturen.

Waarom aangetekende brieven digitaliseren?

Allemaal leuk en aardig, maar waarom zou je nu overstappen van fysieke naar digitale aangetekende brieven? Daar zijn meerdere goede redenen voor. Een aangetekende e-mail heeft dezelfde werking als de aangetekende brief volgens de EU-verordening 910/2014, die gaat over elektronische identificatie en elektronische transacties. Een aangetekende e-mail heeft dus dezelfde rechtsgeldigheid – juridisch gezien sta je dan ook even sterk wanneer je je aangetekende brieven digitaal verstuurt. Daarnaast is het ook honderd procent veilig, en misschien zelfs nog veiliger dan bij een bezorging per post (waar een brief letterlijk kwijt kan raken). Tot slot levert het een flinke besparing op: aangetekende e-mails versturen is tot dertig keer goedkoper dan aangetekende brieven per post versturen.

Verstuur alle uitgaande post via één systeem

Nog makkelijker: integreer je aangetekende e-mails in een breder outputmanagementsysteem waarmee je alle klantencommunicatie makkelijker laat verlopen. Ontdek hoe je deze functie makkelijk opneemt in de OMS-500 van Neopost.

Nog vragen? Neem contact op met onze experts!

Comments

Fons Smeur - 08/10/2018

Digitaal verzenden

Hoe kan ik starten met digitaal verzenden?

Add new comment