automatisch verstuurde facturen

Het nut van automatisch verstuurde facturen

06/07/2016

In veel bedrijven verloopt de facturatie nog handmatig. Facturen worden afgedrukt en handmatig in een envelop gestopt. Een arbeidsintensief werkje met een grote impact: betalingen moeten immers tijdig binnenkomen om de cashflow niet in het gedrang te brengen. Dankzij automatisch verstuurde facturen bespaar je niet alleen kostbare tijd, je sluit fouten volledig uit.

 

Handmatige verwerking van facturen

Van mkb tot multinational: je zou er versteld van staan hoeveel organisaties hun facturen nog maandelijks handmatig in een envelop stoppen. Een slecht idee, want dit kost tijd en het risico op fouten valt niet uit te sluiten. Bovendien moet er nog een aantal stappen worden genomen nadat de facturen zijn afgedrukt:

  • Handmatige sortering aan de hand van het aantal pagina’s dat in de envelop moet worden gedaan.
  • Handmatige sortering op basis van het land waarnaar de facturen worden verstuurd: noodzakelijk om het juiste tarief te gebruiken.

Als je facturen handmatig in enveloppen stopt, moet je altijd rekening houden met een foutmarge. Een factuur kan namelijk in een verkeerde envelop terechtkomen. Bovendien kost deze taak heel wat tijd die medewerkers niet aan ander werk kunnen besteden. Het kan ook gebeuren dat er twee of meer facturen naar dezelfde geadresseerde moeten worden verstuurd. Bij handmatige verzending loop je het risico dat ze in aparte enveloppen terechtkomen. En dat heeft onnodige dubbele frankering tot gevolg.

Automatisch versturen van facturen: werkwijze

Het automatisch versturen van facturen omvat meer dan alleen het in een envelop stoppen met een couverteermachine. Het gaat ook over de verwerking van de facturen die door een organisatie verstuurd moeten worden. Elke factuur wordt via een barcode geïdentificeerd. Zo komen de juiste facturen in de juiste envelop terecht. Bovendien is het mogelijk om meerdere facturen te groeperen die afkomstig zijn van verschillende afdelingen en batches.

Het is ook mogelijk om de facturen te sorteren en zo de nationale van de internationale zendingen te scheiden. De facturen worden ook per aantal pagina’s gesorteerd. Handmatige sortering, en de daarbij behorende foutmarge, behoort zo voorgoed tot het verleden.

Facturen automatisch versturen: de voordelen

Het resultaat? Dankzij automatisch verstuurde facturen sla je een hele reeks handmatige sorteerstappen over. Zo bespaar je tijd én portokosten. En – niet onbelangrijk – je bent er zeker van dat de correspondentie naar de juiste persoon wordt gestuurd, op het juiste moment en via het gewenste kanaal (e-mail of post).

Op zoek naar een efficiënte en betrouwbare oplossing? Maak kennis met OMS-500, een flexibel softwareprogramma waarmee je niet alleen de facturatie optimaliseert, maar ook je klantencommunicatie verzorgt!

Add new comment