Digitaal documentbeheer

Digitaal documentbeheer: hoe werkt het?

12/06/2016

Digitaal documentbeheer, we kunnen ons er allemaal wel iets bij voorstellen. Maar hoe het precies werkt, is veel minder duidelijk. Wij leggen het uit.

Basisprincipes van digitaal documentbeheer

Onder documentbeheer verstaan we het organiseren van documentstromen in een organisatie. Met andere woorden: hoe zorg je ervoor dat relevante en belangrijke documenten op de juiste plekken terechtkomen? Hoe worden documenten aangemaakt, geordend en gearchiveerd binnen het bedrijf?

Het belang van documentbeheer spreekt voor zich. Als bedrijf moet je soms bewijzen kunnen leveren (bijvoorbeeld voor de Belastingdienst), maar het gaat net zo goed om de consistentie en continuïteit binnen je onderneming.

Digitaal documentbeheer verschilt sterk van het beheer van papieren documenten:

  • Geen fysiek archief vol papieren en opbergmappen, maar een server, computers, de cloud, enzovoort.
  • Gedigitaliseerde documenten én documenten die al digitaal waren, zoals facturen in pdf-formaat, op één plek.
  • Bepaalde taken worden geautomatiseerd.
  • Nieuwe uitdagingen: elektronisch documentbeheer krijgt te maken met nieuwe hete hangijzers, zoals goede digitale beveiliging en de noodzaak om de authenticiteit van digitale documenten te waarborgen.

Facturatie in het digitale tijdperk

Elke onderneming verstuurt facturen. De kans is groot dat er veel tijd kruipt in dit deel van je boekhouding, terwijl het eigenlijk veel sneller en beter kan. In veel gevallen is digitaal factureren de ideale oplossing om je boekhouding te versoepelen en te versnellen.

Neopost helpt je onderneming hier graag bij. Doe een beroep op ons all-in systeem NeoSend en ontdek zelf hoe je je facturatie en documentbeheer in een mum van tijd optimaliseert. NeoSend bestaat uit interessante onderdelen:

  • Drukwerk outsourcen: besteed je drukwerk – zoals facturen en aanbiedingen – uit aan Neopost.
  • Versturen: documenten afdrukken, in een envelop stoppen, frankeren en versturen. Of laat diezelfde documenten digitaal versturen, per fax, per sms of per e-mail.
  • Bewaren: documenten worden met NeoSend minstens 2 maanden en maximaal 11 jaar bewaard. Archivering en OCR (Optical Character Recognition; optische tekenherkenning) zijn eveneens onderdeel van het pakket.


Stuur één, tien of zelfs duizenden brieven in slechts enkele minuten via uw computer dankzij NeoSend. De voordelen van dit gebruiksvriendelijke systeem zijn overduidelijk:

  • Minder administratie
  • Geen eigen drukfaciliteiten nodig
  • Geen tijd kwijt aan brieven in enveloppen stoppen, frankeren en naar het postkantoor gaan
  • Ook aangetekend versturen

Add new comment