PEPPOL

Digitaal factureren aan de overheid? PEPPOL is de slimste weg!

11/08/2018

De Rijksoverheid aanvaardt sinds 2017 alleen nog maar digitale facturen en vanaf 2019 geldt dat voor alle Nederlandse overheden. Dan kun je niet gewoon meer je factuur als pdf-bestand versturen.

De Rijksoverheid accepteert sinds 1 januari 2017 alleen nog maar digitale facturen. En vanaf april 2019 zijn ook alle lokale overheden in Nederland verplicht om e-facturen te accepteren. Dat is niet alleen beter voor het milieu, maar zorgt ook voor meer efficiëntie en een kostenbesparing voor alle betrokken partijen. Digitaal factureren verkleint de foutenmarge en houdt méér in dan je factuur als pdf-bestand versturen.

De slimste manier om digitaal aan de overheid en zelfs je andere klanten te factureren? Maak kennis met PEPPOL, of de Pan European Public Procurement Online, hét model dat in Europa de standaard is voor het uitwisselen van elektronische documenten. Hierdoor wordt onder andere de documentenstroom rondom aanbestedingen gestandaardiseerd en vereenvoudigd.

Digitaal factureren volgens het formaat van de wet

Je kunt op verschillende manieren een e-factuur naar de Rijksoverheid sturen. In sommige gevallen kan dat bijvoorbeeld via de Digipoort of via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Maar in de meeste gevallen verstuur je de facturen via het netwerk van Simplerinvoicing, dat in Nederland zorgt voor de aansluiting op het PEPPOL-netwerk. Je moet daarbij met de volgende aspecten rekening houden:

  • Hanteer voor e-facturatie uitsluitend een XML-formaat dat voldoet aan de Europese UBL-CENBII-standaard.
  • Je kunt facturen handmatig invoeren via een online portaal van een dienstverlener binnen het Simplerinvoicing netwerk, maar je kunt het ook slimmer aanpakken door PEPPOL in je boekhoudsysteem te integreren.

 

Slim factureren aan de overheid met PEPPOL

Hoe werkt PEPPOL precies? De e-facturatie verloopt via Access Points, waar verzender en ontvanger informatie uitwisselen. De factuur wordt als XML aangeleverd aan een Access Point dat de factuur doorstuurt naar het Access Point van de overheid. Alle gebruikers zijn in het netwerk geregistreerd met unieke ID-nummers. Bedrijven en overheden kunnen elkaar zo automatisch identificeren, waardoor spookfacturen of misverstanden tussen verzender en ontvanger voorgoed verleden tijd zijn. Maatwerk wordt overbodig want alles verloopt automatisch volgens een vaststaand model (al kun je wel nog bijzondere zakelijke afspraken aan je facturen toevoegen).

Verkort de betalingstermijn van je klanten

Op een compleet ander systeem overschakelen voor een incidentele opdracht voor de Nederlandse overheid? Dat is een beetje vreemd. Gelukkig biedt PEPPOL wel een ander groot voordeel: het is net zo goed toepasbaar voor B2B-facturen. En door digitaal te factureren verkort je de betalingstermijn. Door de gestandaardiseerde structuur kunnen zulke facturen automatisch ingelezen worden in het boekhoudkundige systeem van de ontvanger. Zo verloopt de verwerking veel sneller en wordt de factuur binnen de afgesproken betaaltermijn betaald.

Bovendien bespaar je met deze werkwijze veel kosten. Wist je bijvoorbeeld dat een factuur afdrukken en via de post versturen gemiddeld € 4,44 bedraagt, terwijl een digitale variant slechts € 1,20 kost? Je kunt PEPPOL naadloos met je ERP integreren.

Hoe maak je de overstap?

OMS-500 van Neopost is een gebruiks- én budgetvriendelijke oplossing voor het MKB, perfect voor wie wil beginnen met e-facturatie via PEPPOL. OMS-500, dat je simpelweg koppelt aan je businesssysteem, genereert speciaal voor e-facturatie een XML-document waarin het op een gestructureerde manier de verplichte waarden opneemt. Denk aan het btw-nummer, het facturatiebedrag en het KvK-nummer. OMS-500 stuurt de factuur en het XML-document door naar een Access Point en bezorgt de factuur veilig en digitaal bij hun ontvanger. Je kunt OMS-500 uitsluitend voor PEPPOL gebruiken, maar daarnaast zijn er nog talloze andere mogelijkheden en outputkanalen beschikbaar. PEPPOL is namelijk slechts één van de vele standaarden die in Europa worden gebruikt.

 

Interesse? Neem gerust contact met ons op, dan bekijken we samen de mogelijkheden.

Add new comment