Digitaal factureren aan de overheid? PEPPOL is de slimste weg!

woensdag, jul. 27ste 2022
print service provider

De Vlaamse overheid aanvaardt sinds 1 januari 2017 alleen nog maar digitale facturen. En dat houdt méér in dan je factuur eenvoudigweg als pdf-bestand versturen.

De Vlaamse overheid aanvaardt sinds 1 januari 2017 alleen nog maar digitale facturen. Daarmee doet ze niet alleen het milieu een plezier, maar zorgt ze ook voor een enorme efficiëntieverhoging en kostenbesparing voor alle betrokken partijen. Digitaal factureren verkleint de foutenmarge en houdt méér in dan je factuur als pdf-bestand versturen.

De slimste manier om digitaal aan de overheid en zelfs je andere klanten te factureren? Maak kennis met PEPPOL, of de Pan European Public Procurement Online, hét model dat de overheid aanwendt om de documentenstroom rondom aanbestedingen te standaardiseren en te vereenvoudigen.

 

Digitaal factureren volgens het formaat van de wet

Overheden verplichten hun leveranciers om facturen via PEPPOL te bezorgen. Verwacht wordt dat bedrijven onderling deze methode binnen afzienbare tijd ook zullen aannemen. Je moet daarbij met volgende aspecten rekening houden:

  • Hanteer voor e-facturatie uitsluitend een XML-formaat dat voldoet aan de Europese UBL-CENBII-standaard.
  • Facturen dienen via het Mercurius-platform van de overheid ingediend te worden, maar je kunt het ook slimmer aanpakken door PEPPOL in je facturatiesysteem te integreren.

 

Slim factureren aan de overheid met PEPPOL

Hoe werkt PEPPOL precies? De e-facturatie verloopt via Access Points waarlangs verzender en ontvanger informatie uitwisselen. De factuur wordt als XML aangeleverd aan een Access Point dat de factuur doorstuurt naar Mercurius, het Access Point van de overheid. Alle gebruikers zijn in het netwerk geregistreerd met unieke ID-nummers. Bedrijven en overheden kunnen elkaar zo automatisch identificeren, waardoor spookfacturen of misverstanden tussen verzender en ontvanger voorgoed verleden tijd zijn. Maatwerk wordt overbodig want alles verloopt automatisch volgens een vaststaand model (al kun je wel nog bijzondere zakelijke afspraken aan je facturen toevoegen).

 

Verkort de betalingstermijn van je klanten

Op een compleet ander systeem overschakelen voor een occasionele opdracht voor de Vlaamse overheid? Dat is al te gek. Gelukkig biedt PEPPOL wel een ander groot voordeel: het is net zo goed toepasbaar voor B2B-facturen. En door digitaal te factureren verkort je de betalingstermijn. Dankzij hun gestandaardiseerde structuur kunnen zulke facturen automatisch ingelezen worden in het boekhoudkundige systeem van de ontvanger. Zo verloopt de verwerking veel sneller en zal de factuur binnen de afgesproken betaaltermijn worden betaald.

Bovendien bespaar je met deze werkwijze heel wat kosten. Wist je bijvoorbeeld dat een factuur afdrukken en via de post versturen gemiddeld €4,44 bedraagt, terwijl een digitale variant slechts €1,20 kost? Je kunt PEPPOL naadloos met je ERP integreren.

 

Hoe maak je de overstap?

OMS-500 van Quadient is een gebruiks- én budgetvriendelijke oplossing voor KMO’s die beginnen met e-facturatie via PEPPOL. OMS-500, dat je simpelweg koppelt aan je businesssysteem, genereert speciaal voor e-invoicing een XML-document waarin het op een gestructureerde manier de verplichte waarden opneemt. Denk aan het btw-nummer, het facturatiebedrag en het ondernemingsnummer. OMS-500 stuurt de factuur en het XML-document door naar een Access Point, waarlangs ze bij hun ontvanger terechtkomen. Je kunt OMS-500 voor PEPPOL gebruiken, maar ook voor talloze andere mogelijkheden en outputkanalen. PEPPOL is namelijk slechts één van de vele standaarden die in Europa worden gebruikt.

Interesse? Neem gerust contact met ons op, dan bekijken we samen de mogelijkheden.