digitalisering

Hoe digitalisering integreren in je bedrijfsstrategie?

08/17/2016

Digitalisering is niet meer weg te denken uit de hedendaagse bedrijfsvoering. Processen worden erop afgestemd en medewerkers worden er dagelijks mee geconfronteerd. Als een bedrijf de omslag maakt naar digitalisering, stuit het veranderingsproces vaak op weerstand. Maar digitalisering biedt heel wat kansen en laat toe om sneller en efficiënter te werken. Het staat evenwel vast dat het alleen succesvol kan zijn als het ook in de bedrijfsstrategie wordt geïntegreerd.

Pluk de vruchten van digitalisering

Bedrijven die de digitale weg inslaan, hebben vaak koudwatervrees. Men spreekt in dat geval van digitale ontwrichting.

Papier blijft hoe dan ook voor vele organisaties belangrijk. Het biedt dan ook enkele intrinsieke kwaliteiten ten opzichte van de digitale tegenhanger. Uit een onderzoek van Neopost UK (1) blijkt dat zeven op de tien personen vertrouwelijke documenten liever via de post dan digitaal versturen. Papier biedt ook meer mogelijkheden op het gebied van personaliseren en segmenteren. Zo verhoogt de impact van de verzending op de geadresseerde. Digitalisering gaat dus niet over alle communicatie, maar wel over het gebruik van elektronische documenten die toelaten om kosten te besparen, interne processen te versnellen en je klanten beter te servicen.

Iedereen op dezelfde lijn

Welke impact heeft digitalisering op je business en de operationele werking? Hoe wordt het geïmplementeerd en gestroomlijnd? Hoe kan digitalisering geïntegreerd worden in de processen? Het zijn allemaal vragen waarmee bedrijfsleiders en beslissingsnemers te maken krijgen.

Het hele bedrijf overtuigen van de troeven van digitalisering is een noodzaak. Alleen op die manier zal je strategie succesvol worden. Het digitale proces moet integraal deel uitmaken van je bedrijfsvoering en iedereen moet ervan doordrongen zijn. Alleen door transparante en duidelijke communicatie kun je iedereen meekrijgen, van de top tot op de werkvloer.

4 redenen om een digitale strategie te volgen

55% van de ondervraagde mkb's in ons onderzoek (2) gaat ermee akkoord dat digitalisering de juiste weg is, terwijl 20% niet akkoord gaat. Digitalisering biedt nochtans heel wat voordelen:

  • Kosten besparen: gemiddeld besteedt een werknemer tussen een en anderhalf uur per week aan het opzoeken van documenten (3). Het gebruik van papier neemt meer tijd in beslag en vertraagt het hele proces.
  • Interne processen optimaliseren: informatie wordt vaak in silo's bewaard. Om de juiste documenten te vinden, moet je soms in verschillende mappen, bureaus of zelfs gebouwen gaan zoeken. Door informatie te digitaliseren, heb je meteen toegang tot alle nodige documenten en kun je je klanten een snel en accuraat antwoord bieden.
  • Betere klantenservice: sommige klanten verkiezen om documenten of facturen via e-mail te ontvangen, andere via de post. Als je hen de keuze biedt, kun je beter aan hun verwachtingen beantwoorden.
  • Duurzame oplossing: minder papier (en minder opbergruimte) gebruiken is een eenvoudige en doeltreffende manier om je ecologische voetafdruk te verkleinen.

De vereniging AIIM (non-profit Association for the Information and Image Management Community) stelt dat 60% van de organisaties die een digitaliseringsstrategie hebben geïmplementeerd, hun investering binnen de 12 maanden terugverdienen.    

Digitalisering biedt tal van toepassingen

Als je de digitale weg inslaat, ga je het best stapsgewijs te werk. Er zijn genoeg toepassingen beschikbaar die je meteen in de praktijk kunt brengen:

  • Digitalisering en interne archivering: door je documenten en facturen digitaal op te slaan, hebben je medewerkers makkelijker toegang tot alle informatie.
  • E-facturatie: facturen via e-mail versturen vermindert je kosten en verbetert de klantentevredenheid. 
  • Je postkamer digitaliseren: als je inkomende documenten digitaliseert en ze daarna intern elektronisch verspreidt, bespaar je heel wat kostbare tijd. Volgens AIIM behaal je een productiviteitswinst van 30% tot 50% en verwerk je documenten tien keer sneller als je ze vanaf het begin digitaliseert (4).    

Wil je meer weten over deze oplossingen? Neem gerust contact met ons op voor advies op maat.

(1) Mailing Survey Questionnaire, Neopost UK, 2014.
(2) CVA Analysis Across Transactional & Marketing Communications.
(3) EDM Group press release, Research reveals employees waste time worth £29 billion looking for lost documents, September 16, 2013.
(4) In The Paper-Free Process Revolution Handbook (2012).
Meer weten: Whitepaper Digitisation for SMEs, http://www.neopost.co.uk/news-events/white-papers/digitalisation

Add new comment