documenten archiveren

Documenten archiveren en gemakkelijk opzoeken

06/13/2016

Wil je dat de documenten binnen je bedrijf doeltreffend en op een systematische manier beheerd worden? Dan is digitale archivering de ideale oplossing. Dankzij digitale verwerking van je documenten verhoog je het gebruiksgemak en de productiviteit van je medewerkers. 

OCR-technologie

De hoeveelheid data blijft groeien, ook binnen bedrijven. Om die toename de baas te blijven, zetten veel organisaties de stap richting digitale archivering. Met behulp van OCR (Optical Character Recognition) kun je documenten nog efficiënter digitaliseren. Dankzij deze technologie worden gescande karakters in een document herkend en omgezet naar bewerkbare tekst. Op die manier kun je alle documenten ook snel en gemakkelijk in het archief terugvinden.

Documenten archiveren

Tot enkele tientallen jaren geleden werden alle documenten fysiek bewaard in mappen. Het was de enige vorm van archivering, maar die wordt nu steeds minder gebruikt. Documenten archiveren gebeurt tegenwoordig digitaal. In enkele muisklikken vind je de documenten terug en kun je ze bewerken of verzenden. Bovendien kun je met de juiste archiveringssoftware ook documenten opzoeken (via zoektermen).

De voordelen van digitale archivering

Zodra de documenten zijn gedigitaliseerd, zijn ze meteen beschikbaar. Via een interne zoekmachine zijn ze razendsnel terug te vinden. De documenten worden gevonden op basis van een zoekterm of de datum van het document.

In vergelijking met fysieke archivering bespaar je met digitale archivering heel wat tijd, geld en kostbare ruimte.

Inkomende documenten digitaliseren met IMW

IMW is software die gebruikt wordt om inkomende post te digitaliseren. Maar dat is niet alles: je kunt er ook inkomende documenten mee versturen, goedkeuren en archiveren. De combinatie van de OCR-technologie en de krachtige zoekmachine leidt tot gemakkelijk en efficiënt beheer van al je documenten.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of vraag een brochure aan. 

Add new comment