documenten scannen software

Documenten scannen: een goeie scanner is één, de juiste software is twee

11/16/2017

Verstuur je e-facturen en digitaliseer je inkomende facturen meteen? Een goed begin, maar als je wil dat je digitale strategie rendeert, is er méér nodig.

Helemaal mee met het digitale tijdperk?

Het digitale tijdperk is geen toekomstperspectief: het is er al, hier en nu. Uiteraard hoef je niet alles te digitaliseren en moet je als bedrijf niet op elke voorbijrijdende kar springen. Toch mag je bepaalde evoluties niet missen als je wilt inspelen op de veranderende verwachtingen van klanten én de economische uitdagingen van het moment. Door gericht te digitaliseren, kun je jezelf en je medewerkers bijvoorbeeld tijd besparen, en maak je het je klanten soms ook veel makkelijker. Sommige vernieuwingen helpen je beter ingaan op de wensen van je klanten, denk maar aan de mogelijkheid om informatie op te vragen via een app. Andere innovaties helpen je dan weer om de kwaliteit van je producten of diensten te verhogen. In elk geval is duidelijk dat digitaliseren je de kans kan geven – er zijn geen garanties – om de concurrentie een stapje voor te zijn.

Veel bedrijven in het mkb beginnen aan deze digitale transformatie met voorzichtige stapjes, en terecht. Vaak wordt eerst gekeken naar de mogelijkheden van digitaal factureren, een stap die meteen print- en portokosten bespaart. Ook de opslag van documenten in de cloud is vaak een van de eerste zetten, net als het inscannen van inkomende facturen.

Facturen inscannen? Ja, maar …

Dankzij deze drie maatregelen kunnen bedrijven al hun boekhouding en documentenstroom volledig digitaliseren. Toch zijn deze drie stappen niet voldoende om het proces helemaal in goede banen te leiden. Want zonder de juiste infrastructuur moet je elk ingescand document ‘manueel’ opzoeken in de computer en altijd via e-mail aan de juiste personen bezorgen. Daarna gaan zij het misschien nog afdrukken, ondertekenen en opnieuw inscannen. Dat is allesbehalve efficiënt en levert je dus geen tijdswinst op.

Documenten scannen én digitaal verwerken

Je scanner mag nog zo geavanceerd zijn, wat je écht nodig hebt is software die de workflow van het scannen tot en met het uitbetalen makkelijker maakt. Software waarmee je, met andere woorden, elk digitaal bestand volledig digitaal kunt afhandelen, zonder dat je veel moet wisselen tussen computerprogramma’s, en al helemaal zonder printers of scanners.

Maak jij al werk van facturen inscannen en opslaan in de cloud? En verstuur je uitgaande facturen ook digitaal? Dan is de volgende stap werk maken van software waarmee je …

  • … ingescande facturen met een druk op de knop bij de juiste medewerker of afdeling kunt bezorgen.
  • … voor bepaalde bestandstypes makkelijke goedkeuringsregels kunt opstellen.
  • … facturen in hetzelfde programma kunt becommentariëren.
  • … facturen adequaat kunt beveiligen.
  • … facturen, betaalbewijzen en andere documenten handig kunt opslaan.
  • … alle documenten op één plek kunt opzoeken.

Ten slotte zorg je ervoor dat je softwarepakket perfect aansluit op je bestaande, vertrouwde boekhoudsoftware. De twee programma’s moeten probleemloos met elkaar samenwerken, zodat jouw medewerkers moeiteloos de boekhouding nauwkeurig kunnen opvolgen.

Voordelen van documenten digitaliseren

Neotrax is het antwoord van Neopost op de vraag hoe bedrijven inkomende post moeiteloos opnemen in hun digitale workflows. Met Neotrax digitaliseer je je inkomende post simpelweg bij de ‘point of entry’ én zorg je voor praktische workflows binnen je organisatie. Zo helpt Neotrax jou en je medewerkers om écht tijd te besparen. Daardoor blijft er energie over voor andere zaken, zoals de business uitbreiden of je verder specialiseren. Doordat facturen sneller verwerkt worden, is het makkelijk om je financiën goed op orde te houden. Nog een belangrijk voordeel is dat je minder fysieke archiefruimte nodig hebt: alles wordt immers netjes digitaal gearchiveerd.

Add new comment