facturatie

Feilloze facturatie dankzij het gebruik van barcodes

06/01/2016

In elke organisatie moet de facturatie en de verzending van facturen veilig verlopen. De klantengegevens zijn immers vertrouwelijk. En bovendien krijgt het imago van je bedrijf een deuk wanneer je een factuur naar het verkeerde adres stuurt. Een eenvoudige en waterdichte procedure, die vertrouwelijkheid en veiligheid garandeert, is dus een must. Het gebruik van barcodes is daarbij een uitstekend hulpmiddel. 

Barcodes identificeren documenten

Barcodes zijn vaak op facturen te zien, maar ze kunnen ook op andere documenten worden gebruikt. Zo'n streepjescode bevat waardevolle informatie waarmee je het document kunt identificeren. Hierin worden bijvoorbeeld klantgegevens opgenomen, maar ook andere info voor het splisten per land. Barcodes waarborgen de veiligheid van het document, maar zijn in sommige gevallen heel lang. Daarom kan ook een 2D datamatrix-code worden gebruikt: die neemt minder ruimte in (1 cm²).       

Documenten groeperen met barcodes

Barcodes zijn niet alleen geschikt om documenten te lezen. Je kunt er ook documenten mee groeperen aan de hand van verschillende criteria:

  • Identificatie voor groeperen : meerdere documenten bestemd voor dezelfde geadresseerde worden gebundeld in een envelop. Het resultaat? Minder portokosten!
  • Identificatie voor het splisten: nationale verzendingen worden gescheiden van internationale verzendingen. Zo verloopt de frankering van de enveloppen sneller en efficiënter.
  • Identificatie van het aantal pagina’s: elke partij wordt gebundeld.

Couverteermachine scant barcodes

Een couverteermachine helpt je om je postverwerking volledig te automatiseren. Couverteermachines zijn bovendien uitgerust met een leeskop die barcodes kan scannen. Op basis van de gelezen informatie weet het apparaat hoeveel documenten er in een envelop moeten worden gestopt. Handig, doeltreffend en kostenbesparend!  

Facturatie en barcodes: het perfecte huwelijk

Als je de facturen verrijkt met barcodes, haal je een hele reeks voordelen in huis:

  • Tijdsbesparing: je hoeft je facturen niet meer te sorteren volgens het aantal pagina’s van elke partij. De couverteermachine doet dit automatisch.
  • Betere cashflow: wanneer facturen naar de juiste ontvanger worden gestuurd, dan kunnen ze ook sneller betaald worden.
  • Vertrouwelijkheid en veiligheid: geen risico dat een factuur bij de verkeerde persoon terechtkomt.
  • Facturen kunnen worden gegroepeerd, waardoor de portokosten dalen.

Op zoek naar een oplossing om je documenten snel en eenvoudig in enveloppen te stoppen? Maak kennis met OMS-200, een veilig systeem dat de integriteit van elk document garandeert. 

Add new comment