facturatie optimaliseren tips

De facturatie optimaliseren: 5 kostbare tips

09/23/2016

Jouw bedrijf valt of staat met de facturatie. Loopt die vlot, dan beschik je over het nodige werkkapitaal en kun je groeien. Heb je daarentegen betalingsachterstanden of last van wanbetalers? Of loopt de facturatie intern niet zoals gewenst? Dan lijdt je zaak daar gegarandeerd onder. Ontdek hier wat je kunt doen om je facturatie efficiënter te maken.

1. Snel factureren

Hoe sneller je facturen de deur uit zijn, hoe groter de kans dat je je betalingen snel ontvangt. Het is dus zaak om meteen na oplevering of aan het eind van de afgesproken termijn te factureren. Zo weet je klant dat je er helemaal bovenop zit en dat je je facturatie serieus neemt.

2. Duidelijke facturen betalen makkelijker

Vraag je je af waarom je klanten soms met zo veel vertraging betalen, of helemaal niet betalen? Dat kan te maken hebben met de opmaak van je factuur. Een factuur moet duidelijk en overzichtelijk zijn. Als het bedrag en de betalingstermijn meteen in het oog springen, kan er geen twijfel zijn over de inhoud van de factuur. Dan hebben jouw debiteuren geen excuus om niet te betalen.

3. Ken de regels over e-facturatie

De regels rond e-facturatie zijn de laatste jaren aanzienlijk versoepeld. Vanaf nu is een digitale factuur voor de wet gelijkwaardig aan een papieren factuur. Ook dit moet je zeker weten over elektronische en digitale facturatie:

  • Alle bijlagen maken officieel deel uit van de factuur.
  • Je kiest zelf in welk format (bijvoorbeeld pdf) je factureert, maar maak hierover wel duidelijke afspraken met je klanten.
  • Je moet de authenticiteit en integriteit van facturen kunnen aantonen.
  • Je bent verplicht facturen zeven jaar lang te bewaren.

4. Verbind je digitale facturen aan je klantendatabank

Dé manier om je facturatie te optimaliseren? Koppel elke elektronische factuur meteen aan gegevens in je klantendatabank. Door facturen automatisch aan klantgegevens, offertes of bestelbonnen te koppelen, minimaliseer je de foutmarge die ontstaat door het handmatig invoeren van data. Bovendien heb je beter zicht op alle openstaande en betaalde facturen.

5. Facturen meteen digitaliseren en indexeren

Tot slot: laat alle facturen bij binnenkomst onmiddellijk scannen en indexeren. Daarna kunnen ze naar de juiste personen binnen jouw organisatie ter goedkeuring en vervolgens digitaal gearchiveerd worden. Vergeleken met de traditionele verwerking van papieren facturen levert deze methode een enorme tijdswinst op.

Add new comment