facturen elektronisch bewaren

Facturen elektronisch bewaren: enkele tips

07/06/2016

Facturen elektronisch bewaren wordt steeds populairder. In plaats van de inkomende post te openen en handmatig te distribueren, kiezen steeds meer ondernemingen ervoor om facturen – en ook andere documenten – in te scannen en elektronisch binnen het bedrijf te verspreiden. Die werkwijze beperkt niet alleen de fysieke opslag, maar verhoogt ook de efficiëntie en bespaart heel wat kosten.

Netheid op kantoor

Wanneer je de afdeling administratie van een bedrijf binnenstapt, merk je meteen of papier er een hoofdrol speelt. Archiefkasten, chronologisch gerangschikte of her en der verspreid liggende mappen, ongeopende enveloppen met facturen … Een papierloos kantoor ziet er heel anders uit. Lean & clean zijn er de toverwoorden. Alle inkomende facturen en documenten worden gescand en op de juiste plek bewaard. Op die manier komen ze niet alleen meteen bij de juiste persoon terecht, maar zijn ze ook overal en altijd beschikbaar. Steeds meer bedrijven zetten dan ook de stap richting elektronische archivering van interne documenten.

Facturen elektronisch bewaren: de voordelen op een rijtje

Inkomende facturen digitaliseren is een troef voor elk bedrijf – van mkb tot multinational. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat documenten en facturen elektronisch bewaren grote voordelen biedt. Volgens de ‘AIIM's Paper Wars 2014 survey’ (Paper Wars 2014 – an update from the battlefield, www.aiim.org/research) neemt papierwerk gemiddeld 13% van de kantoorruimte in. Als je voor digitale archivering kiest, kun je dat percentage op een termijn van vijf jaar halveren. Maar plaatsbesparing is niet het enige voordeel.

  • Je kunt de facturen snel en eenvoudig terugvinden en bespaart op die manier veel tijd.
  • Facturen worden tijdig betaald: vaarwel aanmaningskosten! Bij sommige leveranciers kun je zelfs korting krijgen bij (vroeg)tijdige betaling.
  • De efficiëntie en de productiviteit van je medewerkers nemen aanzienlijk toe.
  • Je bespaart kosten. Volgens Gartner spenderen bedrijven één tot drie procent van hun omzet aan de aankoop van papier, printen en classificeren (inclusief de kosten van kantoorruimte voor het bewaren van documenten).

De ROI van digitale archivering

De hamvraag is en blijft: wat is de return on investment (ROI) van de elektronische archivering van facturen en documenten? Uit hetzelfde onderzoek van AIMM blijkt dat meer dan een derde (38%) van de AIMM-leden die voor digitale archivering kiezen, hun investering binnen twaalf maanden terugverdient. Zestig procent verdient de investering binnen achttien maanden terug.

Facturen identificeren, bewaren en beheren

Wanneer facturen binnenkomen, is het belangrijk om ze op de juiste manier te beheren. Om te beginnen moeten inkomende facturen geïdentificeerd worden. Daarna worden ze
gescand, geconverteerd naar pdf en op de juiste plek bewaard. Tot slot gaan ze naar de juiste persoon of de juiste afdeling, zodat ze behandeld kunnen worden.

Om dit proces te automatiseren, is IMW – een softwaretool om inkomende post te digitaliseren – de ideale bondgenoot. Daarnaast kun je ook Data Capture Solution gebruiken, de geavanceerde versie van IMW. Meer weten of advies op maat nodig? Neem vandaag nog contact met ons op!

Add new comment