facturen versturen via e-mail

Facturen versturen per e-mail: de aandachtspunten op een rijtje

06/27/2016

Elektronische facturatie is in de loop der jaren gemeengoed geworden. Het is een efficiënte, gebruiksvriendelijke en kostenbesparende oplossing die door tal van bedrijven wordt gebruikt. Sinds februari 2009 mogen facturen volgens de Nederlandse wetgeving zowel op papier als per e-mail verstuurd worden. Beide vormen zijn dus gelijkwaardig. Toch is er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden bij de elektronische verzending van facturen. We zetten de voornaamste op een rijtje.

Integriteit

Integriteit en betrouwbaarheid zijn belangrijke aandachtspunten bij elektronische facturatie. Je hebt er baat bij dat de e-factuur aan de juiste persoon afgeleverd wordt, zodat de betaling tijdig uitgevoerd kan worden. Wanneer de factuur naar de verkeerde geadresseerde of een onbestaand adres gestuurd wordt, verlies je kostbare tijd en moet je op zoek naar het juiste adres.

Om op foutieve factuurverzendingen te anticiperen, is het van groot belang dat je systeem voor elektronische facturatie rechtstreeks verbonden is met je klantendatabase. Door elke factuur automatisch aan een klant, offerte of bestelbon te koppelen, beperk je de kans op fouten door de handmatige invoer van data.

Veiligheid

De elektronische factuur mag niet gewijzigd worden tijdens de verzending. Een pdf-bestand is daarom ideaal. De juiste facturatiesoftware optimaliseert de communicatie met de klant, zodat je je facturen snel en eenvoudig kunt verzenden.

Elektronische facturatie en authenticiteit

Net zoals bij papieren facturatie, moet de herkomst van de factuur duidelijk zijn voor je klant. De ontvanger moet er zeker van kunnen zijn dat de afzender van de elektronische factuur (de leverancier) is wie hij beweert te zijn. Eenduidige en betrouwbare communicatie zijn hier vooral van belang.

Goede afspraken

Als er toch iets misgaat, is het belangrijk om terug te kunnen vallen op duidelijke afspraken. Die neem je het best op in de algemene voorwaarden.

Tip: je kunt je klant het best een document laten ondertekenen waarin hij akkoord gaat met e-facturatie. Het is volgens de wet niet langer mogelijk om een uitdrukkelijk of schriftelijk voorafgaand akkoord te eisen. Toch is het in het belang van beide contracterende partijen om zo veel mogelijk op veilig te spelen. Daarom is het raadzaam om een schriftelijk voorafgaand akkoord te hebben voordat je je eerste elektronische factuur verstuurt.

Facturen versturen per e-mail: veilig, efficiënt en kostenbesparend

Per e-mail facturen versturen is al langere tijd aan een snelle opmars bezig. En dat is niet verwonderlijk als we de pluspunten nader bekijken:

  • Je bespaart papier, print- en portokosten.
  • Het facturatieproces kan geautomatiseerd worden, waardoor je sneller werkt en minder tijd nodig hebt.
  • De efficiëntie van je facturering neemt toe.
  • Facturen komen bij de juiste persoon terecht en worden sneller betaald: dit heeft een positief effect op je cashflow.
  • Facturen kunnen gepersonaliseerd worden.

Meer weten over de automatische verzending van facturen? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie!

Add new comment