Hoe digitale factuurverwerking en groei samengaan

03/17/2017

Je facturen digitaal versturen kan je bedrijf flink wat tijd en geld uitsparen, maar ook de digitale factuurverwerking van inkomende facturen heeft een positieve impact op de efficiëntie en de tijdsbesteding binnen je onderneming. In dit artikel leggen we uit hoe je inkomende documenten makkelijk digitaliseert en je processen zo stroomlijnt.

Besparen in het mkb: geen sinecure, wel noodzaak

Elk bedrijf, groot of klein, heeft ambities en doelen. Het draait allemaal om groei. Toch moet er soms ook bespaard worden, zodat de bedrijfsvoering efficiënt blijft. Besparen in het mkb is echter niet eenvoudig. Op personeel bespaar je liever niet en ook op materieel besparen, kan risico’s inhouden. Voor de meeste bedrijven is het daarom verstandig om op inefficiënte processen te besparen, op zaken die meer tijd in beslag nemen dan strikt noodzakelijk is. Zo werk je meer doeltreffend en sneller, en sta je de groeimogelijkheden van jouw bedrijf niet in de weg. Bovendien brengt een grotere efficiëntie een hogere tevredenheid op de werkvloer.

De voordelen van digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking kan een belangrijke bijdrage leveren aan de besparingsinspanningen van je onderneming. We hebben het hier niet over e-facturatie – het digitaal versturen van facturen – maar over factuurverwerking, waarbij inkomende facturen meteen worden gedigitaliseerd én in de juiste software terechtkomen.

De voordelen zijn legio. Om te beginnen bouw je met digitale factuurverwerking aan een betrouwbaar proces. Er gaan niet langer bestelbonnen, afleverbonnen of facturen verloren, en er sluipen beduidend minder fouten in het systeem. Aangezien een verloren factuur snel en veel extra kosten kan opleveren, boek je dankzij deze optimalisatie sowieso (tijds)winst.

Het proces stroomlijnen heeft een impact op alle medewerkers. Zij hoeven niet langer in het fysieke archief te duiken om een oude factuur op te sporen, maar kunnen alle documenten centraal raadplegen. In een slim softwaresysteem zitten alle bestanden van hetzelfde project en dezelfde klant in hetzelfde dossier. Het wordt daardoor veel makkelijker om het overzicht te bewaren.

Slim boekhouden: inkomende facturen digitaliseren

De belangrijkste besparingskans? Dat is een slimme integratie met het boekhoudsysteem. Als je met je bedrijf aan digitale factuurverwerking wil doen, moet je dus ervoor zorgen dat de gescande documenten rechtstreeks in de boekhoudtool terechtkomen. Zo hoeven je medewerkers niet langer tussen verschillende apps te switchen en zien ze meteen – in één en hetzelfde venster – hoe de vork in de steel zit.

Ten slotte kun je met deze optimalisatie sneller facturen betalen. Dat lijkt misschien geen besparing – je cashflow lijdt eronder – maar als je het slim aanpakt, kan het dat wel zijn. Leveranciers stellen het namelijk erg op prijs als je op tijd betaalt. Een betrouwbare workflow, waarbij je precies aangeeft hoeveel tijd er moet zitten tussen het ontvangen van de factuur en de feitelijke betaling, is dé sleutel om de verhouding met je leveranciers te verbeteren. Bovendien kun je als snelle betaler vaak onderhandelen over kortingen.

Inkomende facturen meteen verwerken met Neotrax

Voor de verwerking van digitale facturen kun je gebruikmaken van Neotrax, een slimme software-oplossing speciaal voor het MKB, waarmee je de digitale factuurverwerking van a tot z verzorgt. Facturen die je fysiek binnenkrijgt, kun je digitaliseren met de meegeleverde scanner. Alle bestanden worden eenmalig geïndexeerd en meteen geïntegreerd in je CRM of boekhoudprogramma. Je kunt alle data centraal raadplegen in het boekhoudsysteem.

Maar Neotrax biedt nóg meer voordelen. Indien gewenst kun je facturen intern verdelen via de optionele goedkeuringsmodule. Je stelt de workflows en goedkeuringsregels makkelijk zelf in, zodat elk document in de juiste inbox terechtkomt. Goedkeuringen worden digitaal geregistreerd in een logboek per document. Elke validator kan een factuur goedkeuren, afkeuren, van commentaar voorzien en locken. Door dit proces te digitaliseren, versnel je je verwerkingsproces aanzienlijk.

 


Add new comment