facturen digitaliseren

Inkomende facturen digitaliseren: 5 belangrijke voordelen op een rij

04/06/2016

Je facturen digitaliseren is de ideale automatiseringsoplossing. Goedkeuren, archiveren en opzoeken van facturen wordt kinderspel. Bovendien bespaar je dankzij digitale facturering heel wat papier en administratieve rompslomp. Ontdek hier de vijf voornaamste voordelen.

Betalingsproces versnellen

De gescande facturen worden meteen digitaal als pdf verstuurd naar de verschillende afdelingen en de betrokken collega’s. De digitale archivering van facturen biedt een duidelijke meerwaarde in vergelijking met een handmatige ordening of het opbergen van de documenten.


De facturen kunnen ook snel en makkelijk naar collega’s worden verstuurd, wat het betalingsproces aanzienlijk versnelt en de cashflow ten goede komt. Bovendien wordt er op elk moment gewaakt over de goedkeuring van de facturen, die dankzij de IMW-software snel en efficiënt verloopt.    
 

Documenten makkelijk beheren en lokaliseren

Als je je facturen en andere documenten digitaal bewaart, kun je ze makkelijk beheren en lokaliseren. Zo weet je onder andere waar elk goed te keuren document zich bevindt. De goedkeuring wordt bovendien sterk vereenvoudigd: iedere persoon die betrokken is bij het goedkeuringsproces ontvangt de facturen op het juiste moment en kan documenten goedkeuren, weigeren of commentaar toevoegen. Tot slot kun je dankzij de geavanceerde zoekfunctie eenvoudig oude facturen opsporen, zodat je niet meer aan je leveranciers hoeft te vragen om ze opnieuw te sturen.

 

Facturen snel archiveren en opzoeken

Archiveren en snel opzoeken wordt mogelijk gemaakt door de zoekfunctie en de automatische herkenning via OCR (Optical Character Recognition) van de gescande documenten. Je hebt dan ook altijd, overal en op elk apparaat toegang tot je facturen. OCR stelt je in staat om gedigitaliseerde documenten van beeldformaat naar tekstformaat om te zetten. Op die manier kun je zoekopdrachten uitvoeren met behulp van trefwoorden die op het papieren document staan gedrukt.

 

Plaats en kosten besparen

Alle gedigitaliseerde documenten worden in het archief opgeslagen. Je hoeft dus geen opslagruimte te hebben, een externe opslag te huren of de facturen meermaals te kopiëren om ze in verschillende mappen te bewaren. Facturen digitaliseren staat daarom gelijk aan het besparen van zowel kosten als tijd.   

 

Meer dan alleen facturatie

Digitaliseren resulteert in een makkelijke verdeling van papieren en elektronische documenten. Digitale archivering is niet alleen handig voor de facturatie, maar kan ook gebruikt worden voor interne documenten zoals onkostennota’s, creditnota’s en vakantieaanvragen. Ook externe documenten zoals bestelbonnen en offertes komen voor digitalisering in aanmerking.


Deze werkwijze vereenvoudigt het werk van de hele onderneming. Je bespaart kosten en opslagruimte en verkort de tijd die je nodig hebt om de documenten te behandelen. Stop dus je zoektocht, kies voor digitalisering en doe jezelf en je onderneming een plezier!

Add new comment