documentbeheer interne audit

Waarom een interne audit van je documentbeheer geen slecht idee is

10/01/2018

Ook als je bedrijf al volledig op orde is voor de AVG, zijn er redenen genoeg om je documentbeheer regelmatig aan een interne audit te onderwerpen.

In mei 2018 was het zover. In die maand is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – of in het Engels de General Data Protection Regulation (GDPR) – eindelijk in werking getreden. Je bedrijf moet daardoor nu alle privacygevoelige 'Persoonlijk Herleidbare Informatie' volgens de regels van de wet in kaart hebben gebracht. Ook je documentbeheer moet volledig in lijn met de AVG zijn ingericht. Als je nog geen werk hebt gemaakt van een interne audit van je documentbeheer, dringt de tijd nu dus meer dan ooit. Maar ook als je bedrijf al volledig in orde is op het gebied van AVG, zijn er genoeg redenen om je documentbeheer regelmatig aan een interne audit te onderwerpen.

 

Kritisch documentbeheer is broodnodig

Met regelmaat een interne audit van je documentbeheer doen is broodnodig, want alleen zo kun je je informatieprocessen tijdig en efficiënt digitaliseren – in dit tijdperk een must om de concurrentie voor te blijven en klanten de service te bieden die ze verwachten. Door je documentmanagementsysteem op een kritische manier te analyseren, kun je kosten besparen, bestaande problemen snel oplossen, toekomstige uitdagingen proactief het hoofd bieden en klanten vlotter aan je binden, en dat op maar liefst vijf manieren:

 

Je klanten worden sneller en beter geholpen

Consumenten kopen steeds meer en vaker online en deinzen er niet voor terug om eventuele klachten te uiten op sociale media. Onmiddellijk reageren op vragen en opmerkingen is dan ook essentieel om je klanten tevreden en je reputatie hoog te houden. De beste aanpak? Die is geënt op een datamanagementsysteem dat je met slechts een druk op de knop alle relevante klanteninformatie (huidige én historische gegevens) op één scherm laat zien. Indien goed geïmplementeerd, levert zo’n systeem je zelfs nieuwe klanten op.

Je medewerkers halen meer voldoening uit hun werk 

Dankzij een goed gestructureerde, digitale documentenstroom kunnen je medewerkers zich volop concentreren op hun kerntaken. Ze zijn bijvoorbeeld geen tijd meer kwijt aan het uitpluizen van dossierkasten of het online opzoeken van informatie: alles is meteen vindbaar in enkele muisklikken. Zelfs post ontvangen en verzenden kan tegenwoordig gedigitaliseerd worden. 

Een digitaal archief gaat nooit verloren 

Een papieren archief is niet bestand tegen brand, natuurrampen, diefstal, … Een digitaal archief gaat daarentegen nooit verloren, zolang je maar tijdig back-ups maakt en die op een andere locatie of in de cloud bewaart.

Altijd in orde met de wet 

Draait nu alles rond de AVG, dan kun je er zeker van zijn dat er morgen weer een andere wetgeving in het leven wordt geroepen waardoor je je documentbeheer opnieuw moet aanpassen. Een digitale workflow doorspekt met regelmatige interne audits laat je gelukkig toe om snel en gemakkelijk de nodige stappen te ondernemen. Denk bijvoorbeeld aan de automatische vernietiging van documenten bij afloop van de bewaartermijn, die steeds vaker verplicht is.

Tijd besparen is kosten besparen 

Minder toner en papier gebruiken is de meest voor de hand liggende besparing die een digitale workflow met zich meebrengt, maar papierloos werken brengt ook indirecte besparingen met zich mee. Stel: een medewerker kost je bedrijf 20 euro per uur en spendeert elke dag een uur aan het opzoeken en opbergen van documenten. Hij is, met andere woorden, jaarlijks 200 uur met papieren in de weer zonder er ook maar iets aan te wijzigen. Prijskaartje voor je bedrijf: 4000 euro – kosten die vrijwel volledig wegvallen als je organisatie gebruikmaakt van een digitaal documentmanagementsysteem, dat alle data makkelijk vindbaar maakt en informatie automatisch in de juiste mappen opslaat.

Add new comment