Interne documenten beheren

Interne documenten beheren: het juiste bestand op de juiste plek

05/19/2016

Ben je op zoek naar een oplossing om je bedrijfsdocumenten te digitaliseren, distribueren, archiveren en goed te keuren? Of droom je van een oplossing waarmee je de verwerking van inkomende facturen kunt vereenvoudigen en het betalingsproces kunt versnellen? Ontdek onze tips en optimaliseer het beheer van je bedrijfsdocumenten.

Procesoptimalisatie

In elke organisatie bestaat er een proces om interne documenten (zoals facturen) te beheren. Daarom is het in de eerste plaats belangrijk om te analyseren op welke manier documenten worden gedistribueerd en goedgekeurd. Aan de hand daarvan kun je de verschillende workflows identificeren die het beste aan je behoeften voldoen om de digitaliseringsprocessen te optimaliseren.

Verschillende soorten workflows

De keuze van de workflow om documenten intern te verspreiden hangt af van het type document (brief, factuur of bestelbon) en de belangrijkheid ervan (reclame, offerte of factuur). Bij sommige workflows zijn meerdere afdelingen en verschillende goedkeuringsniveaus betrokken. Een eenvoudige brief zal bijvoorbeeld meteen van het ene naar het andere niveau gaan, terwijl een factuur eerst door twee of zelfs drie afdelingen goedgekeurd moet worden voordat de boekhouding de betaling van de factuur zal uitvoeren.

In het algemeen vallen er vier soorten workflows te onderscheiden. De eerste is de klassieke inkomende post. Die wordt eenvoudigweg gescand en verstuurd naar de geadresseerde. De tweede workflow omvat het beheer van de facturen. Bij dat goedkeuringsproces zijn verschillende afdelingen en managers betrokken. De factuur kan worden geweigerd of goedgekeurd of kan van een commentaar worden voorzien. In de derde workflow zitten bijvoorbeeld de koopaanvragen en de offertes. Hier wordt het bestaande document niet gescand en daarna gedistribueerd, maar moet het in eerste instantie geredigeerd worden. De workflow om onkostennota’s en vakantieaanvragen te behandelen, ligt in de lijn van de vorige workflow. Ook hier kan de aanvraag goedgekeurd of geweigerd worden.

Workflows doeltreffend beheren

Om de verschillende workflows efficiënt te beheren, kun je het beste kiezen voor Incoming Mail Workflow (IMW). Dankzij deze software kun je het goedkeuringsproces van interne documenten aanzienlijk versnellen. Bovendien kun je op elk gewenst moment aantekeningen maken en stempels of elektronische handtekeningen toevoegen.

Eenvoudige archivering

Automatisch archiveren is heel wat eenvoudiger dan in het verleden. Je hoeft geen kopieën meer te maken en documenten in mappen te ordenen (per thema of chronologisch). Om een document terug te vinden, hoef je niet de hele dag te zoeken en verlies je geen kostbare tijd. Alles wordt namelijk gedigitaliseerd. Indexeren kunnen handmatig of automatisch worden toegevoegd. Er is een zoekbalk om dingen eenvoudig op te zoeken. Gedigitaliseerde documenten kun je bovendien in een mum van tijd terugvinden. Het resultaat: aanzienlijke tijdsbesparing en facturen die snel betaald worden.

Interne documenten beheren: de voordelen op een rijtje

Door het beheer van interne documenten te vereenvoudigen, krijg je heel wat voordelen:

  • De gebruiker kan alle documenten intern beheren.
  • De documenten volgen de logica van de gebruikers.
  • Er worden geen facturen meer te laat betaald.
  • Documenten kunnen niet verloren gaan.
  • Het beheer verloopt bijzonder snel.
  • De IMW-software is gebruiksvriendelijk en het installatieproces is kort.
  • IMW is ook heel handig voor kleine bedrijven.
  • Dankzij IMW weet je altijd exact waar documenten zich bevinden en kun je er gemakkelijk bij.
  • Het proces ‘digitaliseren-distribueren-goedkeuren-archiveren’ wordt vereenvoudigd.

Meer weten? Ontdek wat de digitalisering van inkomende post voor jou kan betekenen! 

Add new comment