loonstroken verzenden

Loonstroken veilig verzenden? Zo ga je te werk

04/22/2016

Voor werkgevers of HR-managers is het belangrijk dat loonstroken correct en veilig worden verstuurd. Daarom kan je het beste voor een oplossing kiezen die vertrouwelijke informatie in de documenten afschermt en een eenvoudige werkwijze garandeert.  

OMS : een oplossing zonder foutenmarge

Een fout is snel gemaakt wanneer je loonstroken handmatig verstuurt. En je wilt natuurlijk vermijden dat een salarisspecificatie bij de verkeerde persoon terechtkomt. Dat soort fouten kun je permanent voorkomen dankzij OMS (Output Management Software), een doeltreffend systeem dat integratie en gebruiksgemak combineert.
 

Veiligheid en vertrouwelijkheid gewaarborgd

OMS is een softwarepakket dat de voorbereiding van documenten (voordat ze in een omslag worden gestopt) vereenvoudigt en centraliseert. Dit systeem creëert de barcodes (BCR, OMR, 2D) op de loonbrief en zorgt er op die manier voor dat de juiste inhoud in de envelop wordt gestoken. De barcodes bevatten de basisinformatie van het document, zoals het aantal pagina’s, het personeelsnummer of – bij het verzenden van externe documenten – het klantennummer.

Dankzij OMS kun je ook verschillende documenten, die voor dezelfde geadresseerde bestemd zijn, in dezelfde enveloppe terecht laten komen (ook al horen ze niet bij elkaar). Als de barcodes gescand worden, krijgt de machine een signaal waarmee wordt aangegeven dat klant A bijvoorbeeld twee pagina’s moet ontvangen en klant B drie pagina’s. Het document  wordt tot slot ook gevouwen en de envelop dichtgeplakt. Zo zijn de vertrouwelijkheid en de veiligheid van je documenten te allen tijde gewaarborgd.

Loonstroken veilig verzenden: de voordelen

Dankzij de automatische verzending van loonstroken sluit je alle risico’s op fouten uit. De machine scant en begrijpt de barcodes die aangeven welke pagina’s in welke enveloppe horen. Als er toch een fout voorkomt (bijvoorbeeld een ontbrekende pagina), wordt die automatisch door de machine gesignaleerd en kun je die eenvoudig oplossen.

De verzending komt bij de juiste persoon en op de juiste plaats terecht, ongeacht of je ze per post of digitaal verstuurt.   

Grote volumes veilig versturen

Ook documenten in grote volumes, zoals gsm-facturen, kunnen veilig en snel worden verstuurd. Het AIMS (Automated Insertion Management System) biedt, in combinatie met OMS, 100 procent vertrouwelijkheid. Alle enveloppes worden namelijk bij aankomst en vertrek gescand.

Als je voor OMS kiest, kan je met een gerust hart gaan slapen. Meer weten? Neem gerust contact met ons op! 

Add new comment