paperless office

Een paperless office: utopie of realiteit?

01/11/2017

Het kantoor zonder papier: in de jaren 1970 was het nog een utopische droom, maar nu zie je het steeds vaker. Maak zelf ook in drie stappen de omslag naar een ‘paperless office’.

Het papierloze kantoor: een decennia oude droom?

Het was de Brits-Amerikaanse informatiewetenschapper Frederick Wilfrid Lancaster die het concept ‘paperless office’ bedacht, en dat in het jaar 1978. De droom van een efficiënter kantoor – waarin voornamelijk digitaal gecommuniceerd wordt – werd echter pas gerealiseerd in de laatste tien à vijftien jaar. Dankzij de komst van internet, e-mail en de cloud, zijn papiervrije kantoren nu wel haalbaar. En de voordelen zijn duidelijk:

  • Je bespaart geld en archiefruimte.
  • Je bedrijf wordt productiever.
  • Gegevens delen wordt makkelijker.
  • Je kunt gevoelige informatie beter beschermen.
  • Het is goed voor het milieu.

De digitalisering van kantoren is geen vrijblijvende kwestie. Bedrijven voelen zich genoodzaakt om mee te digitaliseren, omdat steeds meer consumenten facturen en berichten digitaal willen ontvangen. Andere klanten zijn dan weer gesteld op de vertrouwde brievenpost.

Naar een (bijna) paperless office in 3 stappen

1. Alle interne documenten digitaal delen

Als je alle data bundelt op één centrale locatie in de cloud, levert dat een flinke tijd- en plaatsbesparing op. Moet je een bestandje aan een collega bezorgen? Afdrukken is onnodig; deel het via jullie online platform, zoals Office365, Google Drive of Dropbox. Je hebt geen printer nodig, en het gaat allemaal een stuk sneller.

2. Digitaal factureren

Facturen zijn een belangrijk deel van alle inkomende en uitgaande post. Gelukkig kun je je uitgaande facturen makkelijk digitaal afhandelen. Daarvoor bestaan er twee opties:

  • Digitaal verzenden: bijvoorbeeld als een pdf-bestand in de mail
  • Verzending uitbesteden

Beide kun je makkelijk doen met een systeem als NeoSend.

3. Documenten scannen en digitaal archiveren

Documenten die langs de traditionele kanalen binnenkomen, kun je zelf digitaliseren. Hoe minder papieren je moet opslaan, hoe meer ruimte je bespaart. Maar je kunt ook veel efficiënter zaken doen, want een digitaal document oproepen gaat gegarandeerd een stuk sneller dan naar het archief hollen.

Om inkomende post te scannen en te digitaliseren, raden wij onze kostenefficiënte oplossing Neotrax aan.

Multi-channel communicatie

Je hoeft papier uiteraard niet volledig uit je kantoor te verbannen. Zeker voor MKB-bedrijven is het ideaal van een ‘paperless office’ meestal niet haalbaar in de praktijk. De kunst is om alle communicatiekanalen op elkaar af te stemmen. Sommige kanalen houd je het best zoals ze zijn, terwijl andere moeiteloos gedigitaliseerd kunnen worden – met een flinke besparing als gevolg.

Add new comment