digitaliseringssoftware

Sneller en efficiënter werken dankzij slimme digitaliseringssoftware

11/30/2016

De efficiënte verwerking en archivering van facturen is een must voor elke organisatie, ongeacht de grootte. Een systeem om inkomende facturen te digitaliseren is handig, maar digitaliseringssoftware met een geïntegreerd boekhoud- of ERP-systeem levert nog betere resultaten op. Ontdek hier het hoe en waarom.

Digitaliseringssoftware geïntegreerd in boekhoud- of ERP-systeem


Met de nieuwe digitaliseringssoftware Neotrax van Neopost maak je automatisch een koppeling met je boekhoud- of ERP-systeem. Je blijft dus bijvoorbeeld in SAP werken, van waaruit je in één muisklik facturen kunt digitaliseren. Het is dus niet nodig om beide systemen te openen en naast elkaar te gebruiken. Zo werk je niet alleen efficiënter, je kunt ook je facturatie optimaliseren.


De workflow van digitale facturen


Het digitaliseringssoftware van Neotrax bestaat uit verschillende stappen:

Scannen
Wanneer een document (factuur, bestelbon, inkooporder of afleverbon) binnenkomt, wordt het onmiddellijk gescand en gedigitaliseerd. Het is dus niet nodig dus om die papieren in een map te doen en in een archiefkast te bewaren.

Indexeren
Dankzij het indexeren wordt het type document benoemd. Dat gebeurt automatisch door middel van OCR (Optical Character Recognition; optische tekenherkenning), maar je kunt ook handmatig een aantal velden invullen.

Verdelen
Zodra de factuur is geïndexeerd, wordt het naar de juiste persoon verstuurd. In de digitaliseringssoftware kun je regels aanmaken en bijvoorbeeld ervoor zorgen dat inkomende facturen van meer dan 5.000 euro automatisch naar een bepaalde medewerker worden gestuurd. De geadresseerden krijgen een melding via e-mail dat het document beschikbaar is.

Goedkeuren
Na het distribueren volgt de goedkeuring, zodat de factuur betaald kan worden.

Archiveren (en opzoeken)
Daarna worden de facturen bewaard en gearchiveerd, zodat ze voor iedereen beschikbaar zijn en makkelijk worden teruggevonden. Je hoeft ze niet in het facturatiesysteem én in het boekhoud- of ERP-systeem op te slaan. De koppeling gebeurt automatisch.


De voordelen van de digitalisering van facturen


De digitalisering van facturen is niet alleen weggelegd voor grote ondernemingen en multinationals. Ook het MKB heeft er baat bij. Uit onderzoek van Neopost UK blijkt dat momenteel slechts 22 procent van de kleine ondernemingen gebruikmaakt van e-facturatie. Bij bedrijven met een gemiddelde grootte is dat 43 procent. De voordelen van het digitaliseren van inkomende post (facturen en andere documenten) zijn desondanks niet te onderschatten. Medewerkers besparen zo veel kostbare tijd en de verwerking van inkomende post gebeurt sneller. Bovendien wordt de foutenmarge bij elektronische archivering tot nul herleid. Neotrax van Neopost is een doeltreffend en gebruiksvriendelijk systeem dat orde schept en de interne werking van een bedrijf ten goede komt.
 

Meer weten over het digitaliseren van de administratie? Neem contact met ons op voor advies op maat!
 

Add new comment