Bedrijfsarchief digitaliseren

Stappenplan: het bedrijfsarchief digitaliseren

04/11/2017

Wat doe je met het bedrijfsarchief in tijden waarin het digitale primeert boven het analoge? Het is een uitdaging waar veel bedrijven een antwoord op moeten vinden. Een van de opties is om het archief – of toch de belangrijkste delen daarvan – te digitaliseren. Zo bespaar je veel ruimte en werk je efficiënter, maar blijven de documenten ook toegankelijk voor je medewerkers.

Een bestaand archief digitaliseren: vragen vooraf

Inkomende post digitaliseren is een makkie, maar wat doe je met alle papieren documenten en dossiers in je huidige archief? Zelfs in kleine ondernemingen gaat het al snel over heel grote volumes. Heeft het zin om alles gewoon te scannen en te digitaliseren? Waarschijnlijk niet: een bestaand archief digitaliseren kost namelijk bijzonder veel manuren. Toch kan het de investering waard zijn, maar alleen als je gericht te werk gaat.

Wanneer je een digitaal archief overweegt, moet je eerst verschillende vragen beantwoorden. Om te beginnen: waarom wil je je archief digitaliseren? Waarvoor wil je dat je medewerkers het digitale archief gebruiken? En voor wie moet het archief toegankelijk zijn? Zijn er bijvoorbeeld verschillende gebruikersniveaus nodig?

Ook de kosten van de eenmalige digitalisering en daarna van het onderhoud, de beveiliging en de technische ondersteuning zijn belangrijk voor je uiteindelijke beslissing. Op basis van de kosten en baten kun je een verwachte return on investment (ROI) berekenen. Je moet de investeringen afwegen tegen de besparingen (je hebt bijvoorbeeld geen papieren archief meer nodig) en berekenen wanneer de investering zichzelf terugbetaalt.

Stap 1: wat wel, wat niet?

Zodra je de functionele vereisten, de kosten en de mogelijke winsten weet, ga je bepalen wat je wel en niet moet digitaliseren. Sommige documenten zijn bijvoorbeeld onmisbaar op papier en hoef je daardoor misschien niet te scannen. Andere zijn misschien al te oud om de digitalisering te verantwoorden. Ofwel: je moet selectief digitaliseren, vooral op basis van de leeftijd en relevantie van de documenten. Maak een schatting van het aantal analoge documenten dat naar het digitale archief moet en bereken op basis daarvan de precieze kosten van de omzetting.

Stap 2: ‘go digital’

Voordat je de overstap maakt, moet je je huidige manier van werken evalueren en indien nodig verder moderniseren. Een digitaal archief heeft namelijk alleen zin als jouw bedrijf ook vooral digitaal werkt. Je hoeft heus niet helemaal ‘paperless’ te werken. Maar online samenwerken, je documenten opslaan in een Cloud omgeving en inkomende post meteen scannen zijn onmisbare stappen om van je bedrijf een digital-first organisatie te maken. Met deze toepassingen – en bijvoorbeeld online bankieren en digitaal factureren – vergroot je de efficiëntie en maak je veel administratieve zaken overbodig. Zo kunnen jouw medewerkers zich op hun kerntaken richten.

Let wel: geef voldoende opleidingen over de nieuwe manier van werken, want die is niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Je kunt er ook voor kiezen om medewerkers die proactief de stap zetten richting digitaal werken, te belonen.

Stap 3: maak de switch

Na de digitalisering van de relevante documenten in je archief moet je er volop voor gaan. Bouw verder op deze makkelijk toegankelijke schat aan informatie in je bedrijf en haal er het beste uit. Faseer ook je fysieke archief uit en zet oude technologie stapsgewijs stop. Zorg dat je digitale archief heel gebruiksvriendelijk is en goed wordt ondersteund door je IT-afdeling of door een technische partij. Waarschijnlijk duiken er wat kinderziekten op in jullie nieuwe manier van werken. Maar als je hier snel op inspeelt, blijft het draagvlak groot en wordt de digitale werkomgeving alleen maar beter.

Add new comment