Van papier naar digitaal: radicaal of stapsgewijs?

Van papier naar digitaal: radicaal of stapsgewijs?

06/14/2017

Hoe zet je in jouw bedrijf de broodnodige digitale transformatie in gang? Vraagt dit proces een scherpe ommezwaai of kun je ook stapsgewijs digitaliseren? We zochten het uit.

Van papier naar digitaal: makkelijker haalbaar dan je denkt

Er is de laatste tijd veel te doen rond ‘disruptieve innovatie’ en ‘digitale disruptie’. Deze misschien wat radicaal klinkende termen slaan op het drastisch omgooien van de huidige manier van werken op basis van nieuwe, digitale technologieën. Disruptie lijkt misschien voorbehouden aan bedrijven als Netflix, Uber en Tesla – pioniers die bijvoorbeeld onze entertainmentconsumptie en mobiliteit voorgoed hebben veranderd – maar dat hoeft heus niet zo te zijn.

Eerst digitaliseren, dan transformeren

Digitale transformatie is niet alleen weggelegd voor technologische bedrijven of Amerikaanse startups. Ook kleine en middelgrote bedrijven in meer stabiele sectoren hebben baat bij een digitale transformatie. En die kan stap voor stap verlopen.

In deze context is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen digitale transformatie en digitalisering. Digitalisering staat voor de overstap van papier naar digitaal. Digitalisering is een cruciale eerste stap die ervoor zorgt dat je organisatie mee is met de tijd en eventuele nieuwe uitdagingen aan kan. Het kan je helpen met besparen, maar digitalisering is ook noodzakelijk om klanten en partners op een kwalitatieve en hedendaagse manier van dienst te zijn. Zo kun je als energieleverancier anno 2017 niet zonder digitale facturen of een app om je energieverbruik in kaart te brengen.

Digitalisering kan de basis vormen voor een digitale transformatie, die nog een stap verder gaat. Deze term slaat op de strategische aanpak die je als bedrijf nodig hebt om weerstand te kunnen bieden aan nieuwe digitale spelers, die meer flexibel en innovatief zijn en de markt grondig overhoop kunnen gooien. Door te transformeren pas je je aan en kun je de concurrentie voor zijn met betere dienstverlening en een extra efficiënte werking.

Stapsgewijs digitaliseren

Dus: vóór je werk maakt van die digitale strategie, moet je alle aspecten van je bedrijfsvoering digitaliseren. Dat doe je het best stapsgewijs:

  1. Begin met je interne samenwerking te digitaliseren. Denk aan cloud storage, Skype for Business en mobiele CRM.
  2. Als die tools goed zijn ingeburgerd, kun je ook met de communicatie van en naar je klanten aan de slag. Denk bijvoorbeeld aan inkomende post digitaliseren.
  3. Ga voluit voor cross-channel communicatie: soms is een papieren envelop beter, soms een e-mail, maar vaak ook Facebook, WhatsApp, chat, webformulieren, … Zorg ervoor dat je alle info hierover in je CRM kunt verzamelen.
  4. In een volgende fase kun je de ‘papierwinkel’ van en naar klanten langzamerhand afbouwen. Bied digitale facturen aan en faseer papieren facturen uit. Je kunt ook meteen werk maken van e-facturatie  in gestandaardiseerd formaat.
  5. En ga verder.

Het grote voordeel van deze stapsgewijze methode is dat je nooit grote financiële risico’s neemt en toch efficiëntie-winsten kunt behalen. Je medewerkers, leveranciers en klanten krijgen bovendien de tijd om zich aan te passen.

Digitaal documentmanagement

Bij Neopost hebben we de expertise in huis om bedrijven te helpen innoveren en groeien met oplossingen voor professioneel documentbeheer. Omdat veel communicatie – vaak om goede redenen – nog langs de klassieke kanalen loopt, richten onze oplossingen zowel op het digitale als op het analoge.

Twee voorbeelden:

  • Neotrax is een software-oplossing waarmee je alle transactionele documenten, zoals facturen en inkooporders, in één dossier kunt bewaren en overal eenvoudig kunt raadplegen. Met Neotrax kun je binnenkomende facturen makkelijk digitaliseren en vervolgens intern verdelen. Daarnaast heb je zo meteen een digitaal archief, netjes gekoppeld aan je boekhoudsysteem.
  • Het Omni-channel Output-management Systeem OMS-500 geeft je controle over alle klantecommunicatie. Met OMS-500 maken je medewerkers alle bestanden voor klanten snel en gemakkelijk klaar voor verzending: bestanden splitsen, samenvoegen, opmaken én verzenden. En dat zonder te moeten sleutelen aan de data in je ERP, CRM of andere databanken: OMS-500 gebruikt de beschikbare gegevens – zonder ze aan te passen – om de gewenste klantecommunicatie op te stellen.

Add new comment