verwerking facturen

De verwerking van facturen: digitaal versus papier

09/08/2016

Volgens een onderzoek van Neopost UK gebruikt 22% van de kleine bedrijven e-facturering, bij organisaties van gemiddelde grootte is dit 43%. Ook blijkt dat zo’n 64% van de bedrijven voorlopig geen beroep doet op elektronische facturatie, wel wordt het steeds vaker overwogen. Is overstappen op e-facturering de moeite waard? We kijken naar het gebruiksgemak én naar de kosten.     

Facturen verwerken: de uitdagingen voor bedrijven

Mkb-bedrijven en multinationals kampen met dezelfde uitdagingen bij de behandeling van facturen. Tijdsbesteding bijvoorbeeld; facturen verwerken kost een hoop tijd, evenals het opzoeken van facturen. Daarnaast is het soms lastig zicht te hebben op de betalingsstatus en laat de traceerbaarheid van facturen vaak te wensen over. Menselijke fouten kunnen daarnaast leiden tot laattijdige betalingen, boetes of zelfs juridische problemen. Ook kampen bedrijven met een gebrek aan controle bij de opslag van facturen. Terwijl juist veiligheid en betrouwbaarheid van cruciaal belang zijn.      

Papieren versus digitale facturen

Inkomende facturen doorlopen verschillende fases. Als je de verwerking van papieren versus elektronische facturen vergelijkt, komen de volgende kostenposten naar voren (bron: Arthur D. Little, 2001):

 

Ontvangst

Manuele verwerking

Goed-keuring

Betaling

Archivering

Behandeling betwistingen

Totaal

Verwerking papieren facturen

€ 0,9

€ 1,4

€ 5,4

€ 2,8

€ 1,5

€ 1,8

€ 14

Verwerking digitale facturen

/

/

€ 2

€ 1,1

/

€ 0,9

€ 4


Conclusie? Met de digitale afhandeling van facturen kun je maar liefst tien euro besparen. Kijk, dat scheelt! De terugverdientijd van een digitale oplossing staat dus buiten kijf.

Facturen digitaal verwerken: zo werkt het

Een papieren factuur wordt door een scanner meteen gedigitaliseerd. Daarna wordt de factuur geïndexeerd. Je kunt handmatig een aantal velden invullen, zodat duidelijk wordt over welk type document het gaat. Dankzij de automatische herkenning via OCR (Optical Character Recognition) worden de gegevens op de gedigitaliseerde factuur gelezen. Bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier en het totaalbedrag. Dat scheelt manueel werk en menselijke fouten. Na de indexatie volgt de distributie.

De factuur wordt intern naar de juiste personen gestuurd ter goedkeuring van de betaling. Dat bepaal je met een workflow. Na het akkoord van de juiste persoon, wordt de factuur betaald en volgt de archivering. Digitaal opslaan zorgt dat iedereen in het bedrijf de factuur kan opzoeken. Ook wordt er een logboek bijgehouden, zodat je de bewerkingsgeschiedenis kunt bekijken.

Dankzij de digitalisering van inkomende facturen houd je een controle over het facturatieproces en verlies je geen facturen meer uit het zicht. Bovendien bespaar je met gedigitaliseerde facturen ruimte en verhoog je het gebruiksgemak.

Meer weten? Neem contact met ons op voor advies op maat. 

Add new comment