uitgaande post

Hoe uitgaande post efficiënt afdrukken en verzenden?

08/09/2016

Het printen en verzenden van documenten is vaak een tijdrovende en arbeidsintensieve taak. Bovendien kost postverwerking niet alleen tijd, maar ook heel wat geld. Wil je efficiënt te werk gaan en kosten besparen? Dan is het een goed idee om het proces te automatiseren. Op die manier beperk je bovendien de foutmarge – die bij manuele verzending reëel is – tot een minimum.

Aandachtspunten

Bij de automatische verzending van facturen of andere documenten, moet je met een aantal zaken rekening houden. Om te beginnen moeten je klantengegevens up-to-date zijn. Anders komen de documenten niet bij de juiste persoon terecht of wordt de verzending teruggestuurd. Bovendien zijn privacy, documentbeveiliging en betrouwbaarheid belangrijke aandachtspunten bij postverzendingen. Als vertrouwelijke documenten niet bij de juiste geadresseerde terechtkomen, kan dat verregaande – zelfs juridische – gevolgen hebben.

On-demand printing van uitgaande post

Het Centre for Economics and Business Research (cebr) heeft berekend dat bedrijven in EMEA een totaal van 5.400 miljoen dollar kunnen besparen door outsourced print functions in-house te gebruiken. Dat betekent dat organisaties via een online platform opdrachten doorgeven, maar het afdrukken, verwerken en verzenden van de uitgaande post niet zelf doen. Zodra de opdracht wordt doorgegeven, gebeurt de afhandeling door een externe partij die het hele proces in goede banen leidt.

Geautomatiseerd printen en verzenden van uitgaande post

Wil je uitgaande post in enkele muisklikken verzenden? Dan is Neosend de ideale oplossing. Het is een softwareprogramma waarmee je vanaf je computer opdrachten doorgeeft. Je selecteert het document, kiest de instellingen en de lay-out en drukt op de bevestigingsknop. De verwerking (printen, onder omslag steken, adresseren, frankeren en verzenden) gebeurt volledig automatisch.

Postverwerking: case study

Dat de ROI (return on investment) van automatische postverwerking buiten kijf staat, blijkt dagelijks. Een voorbeeld uit de praktijk: een bedrijf dat 50 documenten per dag verstuurt, 1.000 per maand en 12.000 per jaar, betaalt voor zijn huidige verzendingen 27.600 euro per jaar (all-in kost voor frankeren, printen, onder omslag steken, manueel werk en de huur van de frankeermachine). Als datzelfde bedrijf Neosend gebruikt, bedragen de kosten slechts 8.280 euro. De winstberekening komt uit op 19.320 euro.

Wil je de proef op de som nemen of ben je op zoek naar meer informatie over de verzending en het afdrukken van uitgaande post? Neem dan contact met ons op. Onze experts staan je met plezier te woord.

Add new comment