digitale factuurverwerking

Efficiëntie voorop: de voordelen van digitale factuurverwerking (invoice validation)

08/09/2017

Besteed jij ook meer tijd aan de verwerking van betalingen dan je zou willen? De rompslomp die de verwerking van papieren facturen met zich meebrengt, maakt het moeilijk om te focussen op wat echt belangrijk is. Gelukkig zijn er slimme oplossingen die dit proces een stuk efficiënter maken. Dankzij de digitale factuurverwerking van Neotrax bespaar je tijd én geld. We geven een overzicht van de belangrijkste voordelen van facturen digitaal verwerken.

Het probleem van papier

Facturen en papier zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Toch brengen papieren documenten veel extra werk en extra kosten met zich mee. Zoals deze:

  • Papier neemt veel ruimte in beslag, wat de opslag van facturen best onpraktisch maakt.
  • Snel even een factuur delen met een klant of collega? Met een papieren exemplaar zit er niets anders op dan het in te scannen of persoonlijk te overhandigen.
  • Ook auditing wordt een stuk moeilijker. Op een papieren versie werk je nu eenmaal niet zo efficiënt.
  • Daarbij loop je het risico dat je belangrijke documenten kwijtraakt. Wie een beetje chaotisch werkt, kan daardoor weleens in de problemen komen.
  • Ten slotte zijn papieren documenten niet opvolgbaar of automatiseerbaar, wat het moeilijker maakt een duidelijk overzicht te behouden.

Door al deze knelpunten neemt analoge factuurverwerking een aanzienlijk deel van je tijd in beslag. Na ontvangst wordt de factuur ingevoerd in een ERP-systeem. Vervolgens moet het document door de juiste persoon of personen worden gecontroleerd en goedgekeurd. Voordat één factuur helemaal is goedgekeurd en vrijgegeven zijn er al snel 10 werkdagen verstreken. Dat moet – en kan – een stuk sneller.

Digitaal facturen verwerken

Gelukkig hoeft het verwerken van facturen niet altijd een huzarenstukje te zijn. Hoe het dan beter kan? Simpel, door het proces te digitaliseren. Neotrax is een slimme softwareoplossing waarmee je alles rondom de facturatie in één systeem bewaart. Zo gebeurt ook de invoice validation digitaal. Handig voor wie altijd een helder overzicht over de betalingen wil hebben.

Hoe werkt Neotrax?

Of je je facturen nu digitaal of op papier binnenkrijgt, je kunt beide online verwerken met Neotrax. Papieren documenten kun je namelijk scannen met de door ons meegeleverde scanner, en vervolgens online indexeren.

Ook de goedkeuring van facturen gebeurt, als je dat wil, digitaal. Je kiest zelf aan welke voorwaarden de goedkeuring moet voldoen en wie de factuur moet(en) goedkeuren. De validators kunnen gemakkelijk opmerkingen toevoegen en het document bewaren. Op die manier weet je precies waar je documenten zijn en kun je ze bekijken wanneer je maar wil. Wist je trouwens dat je Neotrax makkelijk aan jouw eigen boekhoudsoftware koppelt? Zo vind je alle documenten in een handomdraai terug.

Kostenbesparing

Digitaal facturen verwerken levert veel voordelen op. Hier vind je de belangrijkste voordelen.

  • Het hele facturatieproces, van indexeren tot archiveren, verloopt veel sneller.
  • Je raakt geen documenten kwijt.
  • Je kunt elk factuur makkelijk bekijken in de databank, zónder in een stoffig archief te moeten zoeken.
  • Ook je medewerkers besparen tijd en kunnen zich dus meer focussen op meer belangrijke zaken.
  • Dankzij de integratie in je eigen boekhoudsoftware en ERP profiteer geniet je van een groter gebruiksgemak.

Doordat het hele proces makkelijker en sneller gaat, ga je op termijn ook financieel de vruchten plukken van de digitale factuurverwerking. Want tijdsbesparing gaat altijd hand in hand met een kostenbesparing.

Add new comment