wettelijke eisen documenten archiveren

Wat zijn de wettelijke eisen voor de archivering van documenten en facturen?

09/13/2017

Als bedrijf kun je er niet omheen: belangrijke documenten moet je op een veilige plek bewaren zodat je ze later nog kunt raadplegen om zaken te verifiëren, om conflicten op te lossen of als bewijsstuk voor de belastingen. Maar aan welke eisen moet je bedrijfsarchief precies voldoen?

Wettelijke eisen voor bedrijfsarchieven

Belangrijke documenten moet je als bedrijf meerdere jaren bewaren. Soms is de bewaartijd gebaseerd op specifieke wetgeving, soms op afspraak of gewoonte. In elk geval doe je er goed aan om de volgende documenten zorvuldig te bewaren in het bedrijfsarchief:

  • Belastingaangifte: 7 jaar. Het is belangrijk dat je je aangiftes bijhoudt voor het geval je gecontroleerd wordt op je inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting of btw. Bewaar ook de bewijsstukken, zoals de loonadministratie, de boekhouding, facturen, bonnetjes en bankdocumenten.
  • Documenten over onroerende zaken: 10 jaar. Door de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet je de gegevens van onroerende zaken langer bewaren dan de basisgegevens.
  • Notariële akten: levenslang.

Gelden er andere regels voor digitale archieven?

Van belastingaangiftes tot notariële akten: alles bij elkaar opgeteld gaat het om een enorme hoeveelheid documenten die je maanden, jaren of zelfs levenslang moet bewaren. Voor zowel het mkb als voor grote bedrijven betekent een bedrijfsarchief dan ook een grote kostenpost.

Gelukkig is het volkomen legaal om belangrijke documenten digitaal te archiveren, zolang je ervoor zorgt dat het een juiste en volledige weergave van het origineel is. Zo kun je volledig ‘paperless’ gaan werken of ervoor kiezen om je papieren documenten alsnog te digitaliseren voordat je ze archiveert. Zo hoef je geen fysiek archief te onderhouden.

Digitaal bewaren volgens de bewaarplicht

Natuurlijk zijn er voorwaarden verbonden aan een rechtsgeldig digitaal archief. De belangrijkste: je moet de authenticiteit van de gearchiveerde documenten kunnen aantonen. Dat betekent dat de herkomst van de documenten kristalhelder moet zijn en dat de inhoud niet gewijzigd kan worden. Met de juiste software leg je gelukkig makkelijk een digitaal archief aan dat aan alle eisen op het gebied van authenticiteit, veiligheid en uniciteit tegemoetkomt, omdat het documenten op de juiste manier digitaliseert en ze op een slimme manier versleutelt. Wie zijn facturen, belastingaangiftes en andere documenten op die manier bewaart, houdt zich perfect aan de bewaarplicht.

Verder staat het je min of meer vrij hoe je je bedrijfsarchief precies organiseert. Sommige organisaties kiezen ervoor hun documenten op eigen computers of servers te bewaren, terwijl andere dat liever uitbesteden aan een externe provider. Indien voldoende beveiligd, is ook een cloudoplossing mogelijk. Hoe je het ook aanpakt, essentieel is dat het systeem goed indexeerbaar is en dat je je documenten snel terugvindt. En uiteraard zijn ook back-ups noodzakelijk.

Documenten scannen en archiveren: niet alleen voor de overheid

Digitaal archiveren doe je natuurlijk niet alleen om aan de eisen van de overheid te voldoen. Het is vooral goed voor de groei van je onderneming. Oude facturen en documenten makkelijk opzoeken helpt namelijk tijd besparen en geeft je meer bewijskracht bij geschillen.

Inkomende documenten meteen digitaliseren

Neotrax is een software-oplossing waarmee je alle bestelbonnen, inkooporders, afleverbonnen en facturen op één plek kunt bewaren en eenvoudig kunt controleren vanuit je eigen systeem. Neotrax maakt het veel makkelijker om facturen digitaal te bekijken.

Add new comment