September 20th, 2016

Ook als kleinere organisatie optimaal profiteren van besparingen met Neosend

Neosend testimonial

SKV is een kabelbedrijf dat zo’n 10.000 abonnees in Veendam voorziet van televisie, radio, internet en telefonie over het eigen kabelnetwerk. Sinds enige tijd is het bedrijf druk bezig het hele coax-netwerk te vervangen door glasvezel. Per adres gaan daar drie brieven mee gemoeid voor de communicatie. ‘Dat is veel extra postverkeer’, zegt Freddy van Egmond, Technisch Manager bij SKV.

Van Egmond: ‘Per jaar gaat het bij ons, voor dit specifieke proces, om ongeveer 7000 brieven per jaar. Het hele afhandelingsproces van printen, couverteren, envelopperen, frankeren en bezorgen bij de postbezorger kostte ons – in casu mij - veel moeite en tijd.’ Ook al verstuur je misschien niet de grootste hoeveelheden post, het kan dus toch nog behoorlijk ingrijpend zijn – zeker voor een wat kleinere organisatie - om die post te verzenden. ‘Daar wilden we een andere oplossing voor. Via de accountmanager van Neopost kwamen we op NeoSend, een online platform voor het beheren van (zakelijke) fysieke poststromen, voor ons de ideale oplossing. NeoSend fungeert als een virtuele printapplicatie, waarna de poststroom door het Operationeel Centrum van Neopost verder wordt verwerkt. Dat heeft ons grote voordelen gebracht: minder kosten, minder tijd en moeite en een grotere zekerheid van de juiste bezorging van de juiste informatie op het juiste adres. Bovendien is het al goedkoop vanaf de eerste brief. Je hoeft niet eerst een minimum aantal brieven te versturen om te profiteren.’

Papier blijft nog wel even

 ‘Voor ons geldt dat we voorlopig nog die brieven als fysieke post moeten blijven versturen. Veendam, heeft een wat oudere bevolking en de mensen willen dergelijke post graag op papier ontvangen. Daarnaast hebben we simpelweg van lang niet iedereen een e-mailadres. Die adressen wisselen bovendien nogal eens.’ Via NeoSend kan deze post effectief en tegen lage kosten online worden voorbereid en aangeleverd bij het Operationeel Centrum van Neopost. Door de enorme schaalgrootte in postverwerking en verzending, profiteren gebruikers, ook kleinere, daar direct van mee.

Verschillende types et formaten

NeoSend voorziet in de optie om meerdere pagina’s per document te verwerken of meerdere adressen per batch. Bij het aangeven van de afdrukopties beschikt de gebruiker over de mogelijkheid om het specifiek te gebruiken briefhoofd te kiezen en/of bijlagen toe te voegen. Van Egmond: ‘Voor ons is die flexibiliteit waardevol. Er zijn drie bv’s van waaruit brieven worden verstuurd en gebruiksgemak is dan absoluut een pre. Ook dat scheelt mij weer tijd.’ Als inhoud en envelop op elkaar zijn afgestemd voor de juiste vulling van de C4- of C5-enveloppen, kan de verdere verwerking plaatsvinden. De gelijktijdig gegenereerde datamatrix geeft de gebruiker de garantie dat de juiste inhoud aan de juiste envelop is toegevoegd. ‘Tenslotte kun je nog aangeven of het een normale verzending betreft of een spoedverzending, die binnen 24 uur moet worden bezorgd’, aldus Van Egmond.

Flinke besparingen

De vierde stap, na het printen en couverteren, is het frankeren en bezorgen. De al genoemde schaalgrootte van het Neopost Operationeel Centrum geeft de klant het voordeel van de voordeligste kosten voor bezorging. ‘Het scheelt ons dus, naast de tijd en moeite, ook nog eens puur op de kosten van verzending’, aldus Van Egmond. ‘Die 7000 brieven versturen scheelt tot ongeveer 10% in ‘out-of-pocket’ kosten. Daar tel ik mijn tijd dan nog niet eens in mee. Behalve de kosten die het scheelt, kan ik nu andere dingen doen in die tijd. Er werkten hier maar 10 mensen, dus met een kleine groep moeten we veel doen. Als we dan tijd (en geld) kunnen besparen met dergelijke technologie, zullen we dat zeker doen.’

Van Egmond: ‘Persoonlijk vind ik vooral de (interne) tijdbesparing en flexibiliteit grote voordelen. Het bevalt zo goed, dat we al kijken naar andere (post)processen die we op dezelfde manier kunnen laten verlopen.’