January 13th, 2015

Tracking en tracing van pakketten scheelt VRT veel kopzorgen

vrt track inside neopost

Wanneer ongeveer 2000 werknemers met enige regelmaat pakketjes of andere goederen bestellen, toegestuurd krijgen of elkaar intern sturen, kun je snel in verwarring raken. Is het pakket opgehaald? Zo ja, is het bij de geadresseerde aangekomen? Of heeft een andere geïnteresseerde collega het opgehaald? Dat was in een notendop het probleem bij de Vlaamse Radio- en Televisieomroep (VRT) in België. Met Track Inside van Neopost is het voortaan geen vraag meer waar het pakket is, of het is opgehaald en door wie. 

Handmatige verwittiging

‘Wij moesten die mensen dan handmatig per e-mail verwittigen dat er een pakket voor ze was afgegeven. Het komt met zoveel medewerkers regelmatig voor dat iemand een tijdje weg is (met verlof of ziek), of van functie is veranderd, waarvan wij niet weten. Dan blijft zo’n pakket hier maar liggen. Ander voorbeeld: een collega die langskomt voor zijn of haar pakket ziet dat een poststuk ook voor hem interessant is. Dat komt vaak voor als je programma’s maakt bij een omroeporganisatie waarvoor je ideeën nodig hebt en materiaal aangeleverd krijgt. Vervolgens was daarna het zicht op het pakket volledig zoek. De eigenlijk geadresseerde vraagt uiteindelijk nog eens na waar het pakket is gebleven; dan moesten wij door de papieren administratie zoeken waar het pakket naartoe was gegaan en wie het had meegenomen. Dat bracht veel extra werk en kosten met zich mee.’

Track en trace oplossing

Bij de VRT heeft men inmiddels de doelmatigheid aangetoond van een track en trace oplossing voor interne pakket- en goederenstromen. Segers: ‘We zochten een oplossing waarbij we enerzijds de registratie sneller zouden kunnen doorvoeren en automatiseren. Anderzijds wilden we het pakket (intern) kunnen volgen. Daarnaast was het doel om de notificatie aan de medewerkers dat er een pakket was afgeleverd, te automatiseren. Die drie factoren bij elkaar brachten ons bij de oplossing van Neopost, Track Inside.’ 

Eigen duidelijke barcode

Als een pakket binnenkomt bij Ontvangst Goederen staat daar een aantal gegevens op met betrekking tot de geadresseerde, de bezorger en de afzender. Die geadresseerde wordt in de personeelsdatabase opgezocht en de gegevens van het pakket - leverancier, besteldienst etc. -  worden in een helder invulscherm in de Neopost Track Inside software geregistreerd. De geadresseerde krijgt vervolgens automatisch een mail dat een pakket voor hem of haar is afgeleverd. Tegelijkertijd wordt via de Track Inside applicatie een eigen barcode gegenereerd waarin al deze gegevens zijn opgenomen. Die barcode wordt op een sticker geprint en op het pakket geplakt. 
 

Ook andere poststromen

Bij afgeleverde bestellingen gaat het registreren eigenlijk op dezelfde wijze. Daarnaast kunnen dan ook de gegevens van het inkoopsysteem worden toegevoegd. Zo ook voor de aangetekende poststukken. Segers: ‘Die aangetekende stukken worden echter persoonlijk rondgebracht. Dat gaat toch vaak om meer vertrouwelijke informatie en dergelijke. De registratie in Track Inside gaat wel op een vergelijkbare manier.’  Track Inside houdt precies bij hoe lang pakketten liggen te wachten op de geadresseerde. Als een pakket dan een vooraf in te stellen termijn overschrijdt, dan volgt automatisch een herinnering.
Zo verwerkt Segers met zijn mensen honderden pakketten per week en kan hij precies volgen waar de pakketten zijn gebleven. De kwaliteitsverbetering van en de controle op het proces waren voor Segers de belangrijkste drijfveren om de stap met Track Inside te nemen: ‘Het scheelt ons tijd, moeite, papier, inkt en dus geld. En er raken zo ook nog eens minder pakketten zoek. Het heeft ons precies dat gebracht, waar we naar op zoek waren.’