December 8th, 2015

Inzet couverteermachine draagt effectief bij aan betere toekomst ‘oorlogskinderen’

war child neopost couverteermachine

Je zou op het eerste gezicht niet de link leggen tussen de activiteiten van War Child en een efficiënte en effectieve couverteermachine. Wat heeft een goededoelenorganisatie nu aan een couverteermachine? Maar die link is er wel degelijk en heel direct. 

Snelheid van verwerken cruciaal

P. Verhagen kwam zo’n anderhalf tot twee jaar geleden tot de conclusie dat het verwerken en afhandelen van nieuw aangemelde donateurs na weer zo’n landelijke actie te traag verliep en te veel handwerk vereiste. Verhagen: ‘Bij een landelijke actie komen gemiddeld tussen 8.000 en 12.000 nieuwe donateurs binnen. Vanaf het moment dat deze mensen hebben toegezegd, is het zaak ze zo snel mogelijk alle informatie te verstrekken die ze willen hebben. Hoe langer dat duurt, hoe groter de kans op irritatie en dat mensen misschien weer afhaken. Mensen reageren op een actie en verwachten snel een reactie. Dus ook in dit geval geldt: smeedt het ijzer als het heet is.’

Weken van handmatige verwerking bespaard

In het verleden moesten die brieven worden geprint, handmatig worden ingestoken in enveloppen, gefrankeerd en vervolgens aangeleverd bij de verzender. Verhagen: ‘Het kostte gemiddeld een paar weken om alles te verwerken. Daar wilden we heel graag verbetering in aanbrengen, maar dan liefst zonder zelf die investering te moeten doen. We willen nu eenmaal zoveel mogelijk geld gebruiken voor het doel waarvoor wij staan. Een vraag in de markt leidde ons al snel naar Neopost, wereldleider in oplossingen voor post- en pakketverwerking, verzenddiensten en digitale communicatie. Zij reageerden meteen heel positief en besloten ons een couverteermachine ter beschikking te stellen. Een machine die volautomatisch de brieven vouwt en de enveloppen steekt.

Hetzelfde werk per actie binnen enkele dagen in plaats van weken

Voor War Child was de machine een waardevolle bijdrage aan het vergroten van de efficientie tegen zo laag mogelijk kosten. Verhagen: ‘Voorheen waren diverse mensen op kantoor een paar weken bezig met het plannen, beschikbaar krijgen van mensen, insteken en verwerken van al die aanmeldingen. Bij elkaar opgeteld en gerekend over alle acties die we per jaar doen, betekende dat ruim één fte werk op jaarbasis. Nu, dankzij de couverteermachine van Neopost, doen we hetzelfde werk per actie binnen enkele dagen in plaats van weken. Dat levert ons naast de besparing ook veel goodwill op bij de donateurs. Die zien graag dat we efficiënt met de middelen omgaan en dat acties snel en adequaat worden afgehandeld.’

Middel dient het doel

De couverteermachine is eenvoudig in het gebruik, compact, functioneel, efficiënt en is, dankzij het award winning design, heel effectief. Verhagen: ‘Ze wordt ook verbonden met een  frankeermachine op, die het ons makkelijker maakt om nog sneller alle documenten te verwerken en verzendklaar te maken. Het kan allerlei verschillende soorten papier verwerken en zowel grote mailingen als dagelijkse verwerking aan. Deze couverteermachine is een middel om ons doel te bereiken: zoveel mogelijk geld besteden aan het helpen van oorlogskinderen. We zijn geen organisatie die veel geld uitgeeft aan dure kantoren of kantoormachines. We zijn Neopost erg dankbaar voor de schenking die zij hebben gedaan. Hiermee hebben we indirect weer meer geld voor de kinderen. En zelfs als we wel zelf hadden moeten investeren, dan zou de business case snel zijn gemaakt….’

Wie is War Child ?

War Child zet zich in voor een beter leven van honderdduizenden oorlogskinderen. De organisatie helpt kinderen met het verwerken van ingrijpende ervaringen, het weer contact durven maken met andere mensen en het opbouwen van zelfvertrouwen. War Child zorgt ervoor dat ze leren lezen, schrijven, rekenen of een vak leren. En creëert een veilige omgeving waar ze weer tot zichzelf kunnen komen en een stabiele en vooral vreedzame toekomst kunnen opbouwen. Dat doen ze wereldwijd. Van Colombia tot Afghanistan.