Neosend - Support

          Handleiding
         Technische voorwaarden 
        Security overview 

Heeft u een andere vraag over Neosend?

Dan neemt u tijdens kantooruren contact op met Neopost. Dit kunt u bij voorkeur doen door te mailen naar helpdesk@neopost.nl of anders te bellen met 036-5496300.

Hoe zit het met de veiligheid en privacy van mijn documenten?

NeoSend hecht zeer veel waarde aan uw privacy en besteedt veel aandacht aan veiligheid. Wij zullen alles doen om deze te waarborgen. Zo verstuurt u uw documenten altijd via een beveiligde verbinding naar het NeoSend platform. Daarnaast is het NeoSend platform beveiligd volgens moderne beveiligingstechnieken. Uw documenten worden verrijkt met barcodes, waardoor deze automatisch worden verwerkt. Kwaliteit en betrouwbaarheid staan bij ons operationeel centrum hoog in het vaandel. Zij  stellen hoge eisen aan de bedrijfsprocessen en de beveiliging van de informatie waarmee gewerkt wordt. Het operationeel centrum heeft daarom meerdere ISO certificeringen: ISO 9001 (productieprocessen), ISO 27001 (bescherming persoonsgegevens) en het CQ-index onderzoeksmethoden certificaat. Daarnaast heeft zij in 2013 een award gewonnen voor de beste ‘Printing on Demand’ oplossing in de wereld.

Ik zie op mijn documenten en enveloppen kleine vierkantjes. Waarom staan die erop?

De vierkantjes zijn leestekens, waarmee NeoSend het print- en verwerkingsproces automatiseert. Tevens zorgen deze 2D barcodes voor extra veiligheid. Onze print- en couverteermachines kunnen deze barcodes namelijk lezen, waar NeoSend de juiste inhoud in de juiste envelop kan steken.

Daarnaast printen wij alleen op de eerste pagina vlak onder het adres een sorteringscode van Sandd of PostNL. Daardoor kunnen de bezorgdiensten uw documenten sneller verwerken.

Ik maak gebruik van Internet Explorer en krijg de melding dat mijn browser niet wordt ondersteund. Kan ik toch gebruik maken van NeoSend?

NeoSend ondersteunt alle moderne browser, zoals Google Chrome, Firefox en Internet Explorer. Voor deze laatste browser is het verstandig om de website www.neosend.nl toe te voegen aan de “Compatibility View Settings”. U gaat hiervoor naar optie, tandwieltje in de rechterbovenhoek en u kiest voor de optie Compatibility View Settings. Daar voert u www.neosend.nl in en u klikt op add.

Hoe kan ik zien wat het versturen van een document mij kost?

De prijs van NeoSend hangt af van het aantal pagina’s (inclusief bijlagen), de gekozen envelop, standaard- of spoedverzending en of er buitenlandse adressen in uw bestand zitten. In het menu aan de bovenzijde van het scherm kunt u eenvoudig naar de historie van uw verzonden documenten. Daar ziet u op welke datum en tijdstip u het bestand naar ons heeft verzonden en wat dit bestand in totaal heeft gekost.

Kan ik een verzonden bestand nog annuleren?

Dat hangt er van af. Bij spoedverzendingen worden uw documenten bijna direct geprint en aangeboden bij PostNL. Om deze reden is het niet mogelijk om te annuleren. Bij standaard verzendingen worden uw documenten op vaste dagen geprint. Als u binnen de gestelde deadline uw order annuleert, dan zullen wij deze niet meer verwerken. U dient hiervoor een e-mail te sturen naar helpdesk@neopost.nl, waarbij u minimaal uw mailing ID van de opdracht vermeld. De mailing ID kunt u terugvinden in de historie.

Kan ik een voorbeeld zien van mijn documenten, voordat ik definitief op verzenden klik?

Dat kan. U kunt op elk gewenst moment een voorbeeld PDF zien en opvragen. Tijdens de 3 stappen ziet u aan de rechterkant van het scherm een voorbeeld van uw document. Tevens kunt u te allen tijde rechtsboven op de PDF knop klikken. In een apart scherm wordt dan de volledige PDF getoond met alle gekozen opties (achtergrond, achterzijde, bijlage).

Waarom moet ik een referentie opgeven?

Uw zending wordt onder deze  naam opgeslagen in het archief. Standaard wordt de naam van uw geuploadde bestand gebruikt, maar indien gewenst kunt u deze aanpassen. Zo kunt u bijv. aangeven dat dit bestand de facturatie van de maand juli is geweest.

Wanneer worden mijn documenten bezorgd?

Dit is afhankelijk van de door u gekozen bezorgdatum. Bij een standaard verzending worden de documenten door NeoSend aangeleverd bij Sandd. Sandd heeft twee bezorgdagen, op dinsdag en vrijdag. Heeft u gekozen voor spoedverzending, dan worden de documenten door PostNL op de eerste volgende bezorgddag bezorgd (di-za). U dient de documenten dan wel vóór 12 uur bij NeoSend aangeleverd te hebben. 

Wanneer worden mijn documenten geprint en verzonden?

Dit is afhankelijk van de door u gekozen bezorgdatum. Als u bij een spoedverzending de documenten vóór 12.00 uur bij NeoSend heeft aangeleverd, dan worden deze dezelfde werkdag geprint. Anders op de eerste volgende werkdag. Bij een standaard verzending worden uw documenten op dinsdag of donderdag geprint en aangeleverd bij Sandd.

Ik wil mijn documenten enkel- of dubbelzijdig printen. Hoe geef ik dat aan?

Bij de samenvatting, na de 3 stappen, krijgt u de mogelijkheid om aan te geven of u enkel- of dubbelzijdig wilt printen. Maakt u gebruik van een achterzijde (bijv. de voorwaarden op de achterzijde)? In dat geval kunt u niet dubbelzijdig gaan printen. Enkel- of dubbelzijdig printen heeft invloed op het aantal A4-vellen dat u gebruikt en daarmee op de totaalprijs van een te versturen document.

Op wat voor papier worden mijn documenten geprint?

De afwerking van uw documenten wordt gedaan op A4, 80 grs motif papier. Uw documenten worden altijd in full color geprint.

Kan ik mijn logo / briefhoofd nog toevoegen aan het document?

Dat kan. U kunt deze achtergrond (ook wel overlay of briefhoofd genaamd) bij ons aanleveren. Zie hiervoor de technische specificaties. Nadat wij uw achtergrond hebben ontvangen, zullen wij deze binnen 2 werkdagen klaarzetten in uw account. Daarna kunt bij deze selecteren bij stap 3. De achtergrond wordt op elke pagina geprint, behalve op een eventueel toegevoegde achterkant of bijlage.

Kan ik een bijlage meesturen?

U kunt een bijlage meesturen. Deze bijlage kunt u zelf uploaden bij stap 3. De bijlage kan alleen in PDF-formaat wordt geupload en zal achter het document voor elke geadresseerde worden toegevoegd. Het aantal pagina’s van de bijlage heeft wel een consequentie voor het aantal pagina’s in de envelop (in een C5 kunnen maximaal 8 vellen) en zal bij dubbelzijdig printen eventueel op de achterzijde kunnen worden geprint.

Ik heb meerdere adressen in mijn bestand zitten. Hoe weet NeoSend wat er in welke envelop komt te zitten?

Bij stap 2 “Geef het aantal geadresseerden in het document aan” dient u aan te geven of er één of meerdere geadresseerden zijn. Als u meerdere geadresseerden heeft, dan dient u aan te geven hoe NeoSend de eerste pagina kan herkennen. Hiervoor heeft u twee opties.

  1. Elke geadresseerde ontvangt een vast aantal pagina’s. Bijvoorbeeld een brief van 2 pagina’s.
  2. Elke geadresseerde ontvangt een wisselend aantal pagina’s. In dat geval trekt u met uw muis een kader om een uniek element wat alleen op de eerste pagina voorkomt. Een voorbeeld is pagina 1 of pagina 1 van.

NeoSend zal vervolgens het aantal geadresseerden gaan berekenen. Tevens wordt gecontroleerd of er op de positie van het adres (opgegeven bij stap 1) een geldig adres staat. Klopt het aantal geadresseerden? Dan vinkt u dit aan, waarna u deze stap kunt opslaan.

Kan ik ook standaard iets op de achterzijde drukken, bijv. onze algemene voorwaarden?

Dat kan. U kunt deze standaard achterzijde bij ons aanleveren. Zie hiervoor de technische specificaties. Nadat wij uw achterzijde hebben ontvangen, zullen wij deze binnen 2 werkdagen klaarzetten in uw account. Daarna kunt u deze selecteren bij stap 1. De achterzijde wordt op elke A4 geprint, waardoor u de documenten niet dubbelzijdig kunt afdrukken.

Ik wil graag een andere envelopbedrukking gebruiken. Kan dat?

U kunt bij ons de gewenste envelopbedrukking aanleveren. Zie hiervoor de technische specificaties. Nadat wij uw envelopbedrukking hebben ontvangen zullen wij deze binnen 2 werkdagen klaarzetten in uw account. Daarna kunt u deze selecteren bij stap 1.

Welke enveloppen kan ik gebruiken?

NeoSend ondersteunt een C5 en C4 envelop. Bij een C5 envelop kunt u maximaal 8 vellen papier versturen. De documenten worden eenmaal gevouwen om deze in de C5 envelop te steken. Bij een C4 envelop kunt u maximaal 20 vellen papier versturen. De documenten worden bij een C4 envelop niet gevouwen. De keuze voor de envelop geeft u aan bij stap 1.

Wat betekent het rode kader bij stap 1 “Geef het adres aan”?

Bij NeoSend wordt gebruik gemaakt van venster enveloppen. Het rode kader geeft de positie van het venster weer. Mocht het adres niet in dit rode kader staan, dan kunt u met uw muis een nieuw kader trekken om de positie waar het adres staat. NeoSend zal dan het adres op de eerste pagina verplaatsen, zodat deze keurig achter het venster komt te staan. U kunt overigens kiezen voor een envelop met een linker- of rechtervenster.

Waar kan ik de virtuele printer van NeoSend downloaden?

Om bestanden te sturen naar de online applicatie van NeoSend kunt u een PDF uploaden of gebruiken van een virtuele printer. Deze virtuele printer van NeoSend kunt u hier downloaden.

Klik hier om de virtuele printer van NeoSend te downloaden

Waar kan ik de virtuele printer voor de profielversie NeoSend downloaden?

Om bestanden te sturen naar de profielversie van NeoSend kunt u een PDF uploaden of gebruiken van een virtuele printer. Deze virtuele printer voor de profielversie van NeoSend kunt u hier downloaden.

Klik hier om de virtuele printer van NeoSend te downloaden

Ik krijg een melding dat bij één of meerdere adressen geen geldig adres is gevonden. Hoe kan dat?

Voordat NeoSend de documenten gaat verwerken, controleren wij eerst of er op elk te versturen document een geldig adres achter het venster komt te staan. Dat adres dient te staan in het rood omkaderde gedeelte. U kunt met uw muis zelf een nieuw rood kader maken om de juist positie. NeoSend zal dan alleen op de eerste pagina het adres verplaatsen, zodat deze achter het venster komt. Maak uw kader niet te klein, want wellicht heeft u op een van de andere documenten een extra adresregel nodig, die daardoor buiten het rode kader valt.

 

Daarnaast controleert NeoSend of u een geldig Nederlands postcode formaat en plaatsnaam gebruikt. Een Nederlandse adres bestaat altijd uit 4 cijfers en 2 letters en een Plaatsnaam, bijv. 1327 CA Almere. Zodra NeoSend een ander postcode formaat tegenkomt, beschouwt NeoSend het document als een internationaal document. U dient in dat geval altijd de naam van het land in het Engels of Nederlands in de laatste adresregel te plaatsen. De schrijfwijze van het land is wel belangrijk. In dit PDF document kunt u zien hoe u deze landnaam dient te schrijven. Mist u een landnaam of andere schrijfwijze van een land, dan kunt u deze aan ons doorgeven via informatie@neopost.nl “o.v.v. NeoSend toevoegen landnaam”. U betaalt voor de buitenlandse documenten wel een internationale toeslag.

Kan ik ook documenten naar het buitenland sturen?

U kunt documenten ook naar het buitenland sturen. U dient daarvoor wel de landnaam in het Nederlands of Engels op de laatste regel van het adres te plaatsen. De schrijfwijze van het land is wel belangrijk. In dit PDF document kunt u zien hoe u deze landnaam dient te schrijven. Mist u een landnaam of andere schrijfwijze van een land, dan kunt u deze aan ons doorgeven via informatie@neopost.nl o.v.v. “NeoSend toevoegen landnaam”. U betaalt voor de buitenlandse documenten wel een internationale toeslag.

Welke bestanden kan ik uploaden in NeoSend?
  • U kunt alleen een PDF bestand uploaden in NeoSend. Kunt u het bestand niet als pdf opslaan? Maak dan gebruik van onze gratis virtuele printer, waarmee u rechtstreeks vanuit uw Office-pakket of CRM-pakket de bestanden naar NeoSend stuurt.