Ik heb bijna geen credits meer. Kan ik credits bijkopen?

Voor het verzenden van een Aangetekende Mail betaalt u 1 credit. Indien u ook een digitale handtekening retour vraagt, dan betaalt u een extra credit. U kunt op elke gewenst moment credits bijkopen. U kunt deze bestellen via onze afdeling Front Office, telefoon 036-5496300. Credit zijn één jaar geldig na de aankoopdatum.

Heeft Aangetekend Mailen dezelfde juridische waarde als reguliere aangetekende post?

Met de tussenkomst van de dienst kun je documenten Aangetekend Verzenden via de e-mail. Met de dienst Aangetekend Mailen kun je documenten ‘Goedkoper dan een postzegel met meer zekerheid dan een gewone postzending’ versturen. Sinds 2009 is er volgens een Europese Richtlijn wettelijk bepaald dat een mail een schriftelijke status heeft mits je aan een aantal eisen kunt voldoen, te weten:

  • E-mail moet raadpleegbaar zijn voor partijen;
  • Authenticiteit van de inhoud moet zijn gewaarborgd;
  • Moment van totstandkoming moet zijn vastgesteld;
  • Identiteit van partijen moet voldoende zijn vastgesteld;

 

Eisen die in een standaard mailproces onmogelijk zijn omdat de inhoud van de mail en/of bijlages onopgemerkt kunnen worden aangepast. Ook al stuur je een lees of ontvangstbevestiging als je als ontvanger op nee klikt heb je de mail toch in je bezit en kun je nooit hardmaken dat hij/zij deze mail heeft ontvangen. Als iets over de digitale weg gaat worden de eisen vele malen hoger dan in een fysiek proces. Aangezien je met een normaal poststuk aan geen een van deze eisen voldoet en met aangetekend poststuk slechts aan punt 3, namelijk het moment van totstandkoming. Doordat Aangetekend Mailen als onafhankelijke derde registreert Wie, Wat, Wanneer met Wie correspondeert kan er achteraf geen discussie over de inhoud of over de betrokkenheid ontstaan en voldoe je aan alle punten.

Hoe weet ik zeker dat de Aangetekende e-mail is geopend?

Een communicatie is pas ‘schriftelijk’ op het moment dat er wederzijdse acceptatie bestaat, net als bij de dienst Aangetekend Bellen® vind er geen communicatie plaats zonder mede weten en instemmen van de ontvanger. Op meerdere niveau’s kunt u zeker stellen of uw Aangetekende E-mail is geopend. Vanuit uw mailbox en dashboard kunt u alle stappen van het mail verkeer nauwkeurig volgen en verkrijgt u zelfs een notificatie op het moment dat de mail door de ontvanger is geaccepteerd en geopend. Deze stappen worden volgens het GMT geregistreerd op het biljet wat per correspondentie tot stand komt zodat daar bij geen van de partijen achteraf een verwarring over kan ontstaan.

Een communicatie is pas ‘schriftelijk’ op het moment dat er wederzijdse acceptatie bestaat, net als bij de dienst Aangetekend Bellen® vind er geen communicatie plaats zonder mede weten en instemmen van de ontvanger. Op meerdere niveau’s kunt u zeker stellen of uw Aangetekende E-mail is geopend. Vanuit uw mailbox en dashboard kunt u alle stappen van het mail verkeer nauwkeurig volgen en verkrijgt u zelfs een notificatie op het moment dat de mail door de ontvanger is geaccepteerd en geopend. Deze stappen worden volgens het GMT geregistreerd op het biljet wat per correspondentie tot stand komt zodat daar bij geen van de partijen achteraf een verwarring over kan ontstaan.

Hoe kan ik Aangetekend Mailen optimaal integreren in mijn werkomgeving

Een proces optimaliseren gaat vaak gepaard met gemak en efficiëntie, daarin kan Aangetekend Mailen® een belangrijke rol spelen. U kunt documenten op verschillende manieren verzenden. Dit kan zijn via de mailcliënt waarbij een gebruiker de eenvoudige keuze heeft een ‘normale’ email te versturen of een aangetekende email te versturen. Maar ook in de automatische workflow kan een aangetekende email worden verzonden door de integratie in het proces, denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van facturen, algemene voorwaarden, polissen e.d.! Door dit gemak worden voordelen behaald in het arbeidsproces, doorloopsnelheid van de communicatie maar ook in de zekerheid die direct wordt verkregen. Neopost heeft hiervoor OMS-500 ontwikkeld.

Kan ik de Aangetekende e-mail 'real time' volgen?

Aangetekend Mailen® maakt per mail correspondentie een biljet aan die alle stappen van het mailproces nauwkeurig volgt en registreert. Zo weet u real-time waar in het proces de mail zich begeeft, zodat u er eventueel vroegtijdig al actie kunt ondernemen. Eveneens kunt u aangeven over welke status wijzigingen u een notificatie verkrijgt waardoor alle belangrijke informatie automatisch verkrijgt. Indien alle stappen van het aangetekende mail proces zijn doorlopen dient het biljet als bewijs om de mail ook daadwerkelijk als ‘schriftelijk’ aan te merken. Naast de meldingen die u krijgt en het dashboard is het ook mogelijk om deze informatie te delen met organisatie specifieke systemen en bestaande workflows.

Mijn aangetekende mail komt niet aan bij de ontvanger. Wat doe ik verkeerd?

In bijna alle gevallen is dit gemakkelijk op te lossen met de volgende stappen:

  1. Controleer of de mail de volgende onderdelen bevat:
    • E-mailadres ontvanger
    • Onderwerp
    • Tekst in de mail
    • Bijlage
  2. Controleer of de servernaam die ingevoerd is juist is. 
  3. De eerste keer moet het e-mailadres gecontroleerd worden. Daarom kan het verzendproces wat langer duren dan normaal (maximaal 15 minuten).

Mocht u twijfelen, dan kunt u altijd contact opnemen met de supportafdeling (email: informatie@neopost.nl, telefonisch: 036-5496300).