tips voor een groen kantoor

Duurzaam ondernemen begint bij een groen kantoor. Aan deze tips dacht je nog niet!

01/15/2019

Wat kun je allemaal doen om je personeel een groene werkomgeving te bieden, zonder zware investeringen te doen? Best veel!

Duurzaam ondernemen is vandaag de norm. Ook jouw organisatie doet ongetwijfeld al veel om haar steentje bij te dragen aan het milieu, maar hoe is het met de kantoorruimte gesteld? Als die lang niet zo groen is als de boodschap die je met je onderneming probeert uit te dragen, mis je een mooie kans om indruk te maken op je klanten. Bovendien zijn medewerkers in een groen kantoor productiever én vrolijker. Wat kun je allemaal doen om je personeel een groene werkomgeving te bieden, zonder zware investeringen te doen? Best veel! Begin bijvoorbeeld met de volgende tips.

1.De papierstapel digitaliseren

Inkomende post digitaliseren is (natuurlijk) milieuvriendelijk, maar bovenal praktisch. Neotrax gebruikt Optical Character Recognition (OCR) om papieren documenten automatisch te indexeren als ze eenmaal zijn ingescand, zodat je medewerkers alle bestelbonnen, inkooporders, leverbonnen, facturen, … meteen kunnen terugvinden in het centrale systeem. Je kunt de software ook gerust koppelen aan je boekhoudpakket om documenten die goedkeuring nodig hebben, digitaal binnen je bedrijf te distribueren.

Met NeoSend kun je dan weer uitgaande post automatisch laten versturen in de vorm van een e-mail, fax of sms. En daar eindigt het niet! Wist je dat je tegenwoordig zelfs aangetekende brieven digitaal mag versturen?

2.Slimmer printen

Moeten al je medewerkers echt al hun documenten altijd in kleur én op het duurdere papier kunnen printen? Vast niet. Een factuur kan je boekhoudkundige afdeling natuurlijk in kleur afdrukken en een verkoopbrief mag gerust op dikker papier, maar de documenten die je secretaresse print voor intern gebruik kunnen meestal wel zonder poespas. Stel daarom voor elke medewerker een uniek gebruikersprofiel in voor de printer. Neem ook de intensiteit van de toner eens onder de loep. Het blote oog merkt doorgaans niets van een iets lager percentage, terwijl je toner toch veel langer meegaat. 

 

3.Gooi online marketing strategisch in de mix

Veel consumenten gunnen de reclame in hun brievenbus geen blik, maar gaan wel gretig in op dezelfde aanbieding als ze die per mail krijgen. Met outputmanagementsoftware kun je je klanten op simpele wijze berichten sturen via het kanaal van hun voorkeur. Bovendien voegt de software alle klantendata uit verschillende bronnen samen tot een single customer view; zodat je je klanten gepersonaliseerde boodschappen kunt sturen – geen overbodige luxe in het millennial-tijdperk – zonder herhalingen en tegenstrijdigheden te riskeren.

Lees ook: Vergroot je omzet dankzij multichannelcommunicatie

 

4.Een groen kantoor werkt samen in de cloud

Het papierloze kantoor is nu nog toekomstmuziek, maar samenwerken in de cloud is dat gelukkig allang niet meer. Hebben jouw medewerkers die mogelijkheid nog niet? Maak er snel werk van! Door al je data en documenten in de cloud op te slaan, kunnen teams gelijktijdig en overal aan dezelfde bestanden werken én er zijn geen foute of dubbele versies van documenten meer in omloop.  

 

5.Let op het ecolabel

Een elektrisch toestel kopen en daarbij niet letten op het energieverbruik? Dat is niet meer van deze tijd – energielabels zijn niet voor niets verplicht! Wist je trouwens dat Neopost zelf een ecolabel heeft gelanceerd? Zo willen we onze klanten bewust maken van het lage energieverbruik van onze toestellen en het feit dat ze stuk voor stuk voldoen aan de huidige milieuwetgeving.

 

Add new comment