January 4th, 2017

Direct Mailing bedrijf boost productiviteit dankzij software voor documentbeheer

manu mail testimonial

Manu-Mail, een direct mailing bedrijf gevestigd in Lebbeke (België), biedt aan zijn klanten al wat ze nodig hebben voor hun succesvolle direct mailing campagnes: van het printen van documenten tot het couverteren van  allerlei drukwerk. De 12 werknemers die actief zijn in het bedrijf, behandelen jaarlijks zo’n 3 à 4 miljoen enveloppen voor B2B-organisaties  zoals offsetdrukkerijen en winkels. Manu-Mail helpt zijn klanten eveneens om hun factuurverzendingen te beheren. Wij hebben gesproken met Davy Langelet, algemeen directeur van Manu-Mail, over de factuurverwerking van zijn klanten (meer dan 500 facturen per dag) en over de bijdrage van de OMS-500 software voor documentbeheer

Onmogelijkheid om snel exacte adresgegevens uit te halen

Toen Manu-Mail nog niet in het OMS-500 softwarepakket geïnvesteerd had, was het grootste probleem waarmee ze geconfronteerd werden het feit dat de klanten PDF-bestanden opstuurden waar ze geen exacte adresgegevens uit konden halen om te beantwoorden aan de eisen van de Belgische postbedrijven. De software die voorheen werd gebruikt  was traag en het duurde soms twee dagen om bepaalde opdrachten uit te voeren. Bovendien waren de gegevens die uit de PDF-bestanden werden gehaald, niet 100 % correct. Een ander probleem vloeide voort uit het feit dat de gebruikte software voor het beheer van de workflows geen grote volumes kon verwerken.

Testfase van een nieuwe workflow software

Davy en zijn team hebben toen beseft dat ze een keuze dienden te maken: hun software upgraden of investeren in een nieuwe software. De mogelijkheid om grote volumes te kunnen verwerken was een belangrijk criterium voor Manu-Mail. Davy heeft dan ook besloten om OMS-500 gedurende een maand te testen op zijn grote en complexere bestanden om na te gaan of de software al zijn beloften kon nakomen. Hij bracht de workflows van zijn vorige software voor document management over naar OMS-500. En zodra hij de tests had opgestart, kon hij meteen het verschil zien.

Meer veiligheid en optimalisatie van de workflows

OMS-500 van Neopost biedt aan de gebruikers de mogelijkheid om de wijze te bepalen waarop elk document verzonden moet worden. Het programma kan de documenten sorteren en verzamelen om te voorkomen dat meerdere verzendingen bij dezelfde bestemming terechtkomen en tegelijkertijd de inhoud van elke envelop beveiligen. Bovendien kunnen de gebruikers hun documenten personaliseren om in overeenstemming te zijn met de postreglementeringen en om problemen met niet verdeelde post te vermijden, zodat nutteloze portkosten en productiviteitsverlies beperkt blijven.

Sneller, veiliger en preciezer facturen verwerken

Deze oplossing heeft het leven van elk personeelslid van Manu-Mail aanzienlijk vergemakkelijkt. Davy legt uit: ‘Dankzij de OMS-500 output management software kunnen we een opdracht uitvoeren in twee uur  wat een groot contrast is met de twee dagen die we voorheen nodig hadden met  de vorige oplossing. Nu kunnen we snel adresgegevens uit de PDF-bestanden van onze klanten halen. Die gegevens gebruiken we vervolgens om identificatiecodes te creëren voor de Belgische postbedrijven in de vorm van barcodes die boven de adressen worden vermeld  en dat verloopt allemaal volstrekt probleemloos. ‘ OMS-500 biedt aan Manu-Mail ook de mogelijkheid om aan al zijn facturen een 2D code toe te kennen, zodat ze het volledige proces aan hun couverteermachines  DS-140 en DS-200 kunnen koppelen, met een volledig geautomatiseerd proces als resultaat. En zoals Davy bevestigt: ‘Dankzij OMS-500 kunnen we aan onze klanten voortaan garanderen dat de juiste factuur naar de juiste persoon werd verstuurd via een veilig en geautomatiseerd proces. ‘

 

Betere documentverwerking met de OMS-500 output management software

Volgens Manu-Mail is de OMS-500 output management software heel gebruiksvriendelijk en biedt die veel meer autonomie. Er is geen technische opleiding vereist. Dankzij de goede relaties met de lokale accountmanager van Neopost in België, is er steeds iemand bereikbaar in geval van een technisch probleem. De vorige leverancier van Davy was in Zuid-Afrika. Door die configuratie kon het lang duren voordat een probleem werd opgelost en een vraag werd beantwoord. OMS-500 is veel sneller dan de vorige output management software van Davy en de uitgehaalde gegevens zijn vandaag voor 99 % correct. Aangezien deze oplossing grote volumes kan verwerken, beantwoordt ze aan alle criteria van Davy op het vlak van een snelle en correcte factuurverwerking.

Manu-Mail was onder de indruk van Neopost, en denkt eraan te investeren in een nieuwe couverteermachine om de DS-200 binnenkort te vervangen. Het bedrijf heeft de OMS-500 output management software reeds aanbevolen aan één van zijn concurrenten. ‘Ik zeg dat ze voor OMS-500  moeten kiezen omdat die snel, precies en gebruiksvriendelijk is  en daarnaast grote volumes kan verwerken’, aldus Davy. En hij voegt daaraan toe: ‘In onze sector is het belangrijk om exact te kunnen zeggen op welk moment wij met een opdracht zullen starten en  eindigen. Mijn advies aan iedereen die van plan is om te investeren in de OMS-500 software, is die gewoonweg eerst te testen.  Het programma  is gebruiksvriendelijk en maakt het mogelijk om heel gemakkelijk een workflow te creëren  die snel kan worden uitgevoerd.

Over Manu-Mail

- Opgericht in 1989 als eenmanszaak onder de naam DM-Consult
- Wordt Manu-Mail NV in 1996 - Gevestigd in Lebbeke, België, in een recent industriegebouw van 1 250 m2.
- 12 werknemers
- Ervaring in direct mailing en reputatie van communicatie-expert
- Gespecialiseerd in:

  • Drukwerk voor de mailing industrie - met variabele gegevens
  • E-mailcampagnes                                                       
  • Briefverkeer voor derden: facturatie, aangetekende brieven, etc.
  • Catalogi, brochures: offset drukwerk of hoogwaardig kleurendrukwerk zelfs voor beperkte edities
  • Digitaal printen van alle volumes
  • Manuele verwerking voor beperkte periodes: lijmpunten, assemblage, plastificering, verpakking, filmomhulling, verlijmen

- Gepersonaliseerde service en controle, duidelijke afspraken en terbeschikkingstelling van een contactpersoon voor eventuele technische bijstand.