January 18th, 2019

Neopost faciliteert Enserve in dienstverlening woonruimteverdeling

Enserve / Neopost case study

Het is moeilijk om een passende woning te vinden. Zeker in de sociale huursector, waar een deel van de huishoudens in Nederland op aangewezen is. Om de schaarse woningen eerlijk te verdelen zijn regels opgesteld, in de Woningwet op landelijk niveau, en in de diverse Huisvestingsverordeningen op gemeentelijk niveau. Hierdoor is het bij elkaar brengen van vraag en aanbod op de sociale woningmarkt een complex proces voor woningzoekenden en woningcorporaties. Enserve is gespecialiseerd in dienstverlening op juist dat gebied. De organisatie maakt daarbij, ter ondersteuning van haar uitgaande poststromen onder meer gebruik van de OMS-500 software van Neopost, in combinatie met Neosend. Een digitaliseringsslag in fysieke postverzending die bovendien ruimte- en kostenbesparend werkt en het personeel ontlast…

Enserve ondersteunt woningcorporaties en gemeenten door ze te ontzorgen bij woonruimteverdeling. De diensten van Enserve zijn divers, zowel voor haar opdrachtgevers als voor woningzoekenden. ’Ons werk vraagt zowel goede kennis van de woningmarkt, van alle regels, van ICT, van communicatie en ga zo naar door’, aldus Karel Blom, directeur Enserve. ’Een goede en actuele administratie is belangrijk, net als een effectieve communicatie met alle betrokkenen, omdat het vaak om details gaat om de juiste woningen bij de juiste mensen te krijgen. Wanneer informatie niet actueel is of niet klopt, kunnen mensen worden benadeeld doordat ze bijvoorbeeld een woning niet of pas veel later krijgen toegewezen. Of komen ze kijken naar een woning waarvoor ze bij controle van alle informatie niet in aanmerking blijken te komen.’

Actueel beeld in goed ingericht systeem

Enserve maakt  onder meer de inschrijving en het actueel houden van die inschrijving voor woningzoekenden mogelijk. Blom: ‘Dat doen we voor woningcorporaties door het hele land. We maken gebruik van een goed ingericht systeem waarbij de woningzoekende zelf alle gegevens actueel kan houden. De woningzoekende voert zijn zoekprofiel in het systeem in. Daarin staan alle factoren – zowel financieel als sociaal - die van invloed kunnen zijn op de toewijzing van een woning, om zo de juiste match te kunnen maken wanneer een woning beschikbaar komt. In de software worden feitelijk alle variabelen van aanbod en woningzoekenden met de strikte voorwaarden die vanuit de regelgeving worden opgelegd, aan elkaar gekoppeld. Het systeem zorgt dat de woonruimteverdeling eerlijk verloopt.’

Waardevolle informatie

Het systeem vormt ook de basis voor de uitgaande communicatie met alle betrokkenen. Blom: ‘Hierin zit immers alle relevante informatie van en over de woningzoekende, het beschikbare aanbod en de aanbieders. Die communicatie vraagt overigens een strikte afhandeling, want het gaat om heel gevoelige en persoonlijke informatie. Uit het systeem is bovendien veel aanvullende managementinformatie te halen waarop (advies over) beleid kan worden afgestemd. Enserve vormt zo als het ware de backoffice voor de aangesloten woningcorporaties en gemeenten. Daarin ligt onze échte toegevoegde waarde naar de opdrachtgevers.’

Voordelen OMS-500 en Neosend

Er is veel communicatie; zowel tussen de mensen van Enserve en hun opdrachtgevers, als ook vanuit Enserve namens al die verschillende opdrachtgevers naar de doelgroep en andere stakeholders. Zoals GGZ of IND wanneer bijvoorbeeld sprake is van specifieke gevallen met hoge urgentie rond specifieke problematiek. Die communicatie loopt uiteen van een in- of uitschrijfbevestiging tot specifieke berichtgeving rondom bijvoorbeeld een beschikbare woning. Belangrijk, want daaraan zijn vaak rechten voor de betrokkenen verbonden. 
Blom: ‘Voorheen ging alles vanuit Enserve ‘gewoon’ via de post, waarvoor we gebruik maakten van een couverteer- en frankeermachine van Neopost. Echter, in die fysieke stroom komt langzaam aan verandering. Nog altijd gaat een groot deel via de post, omdat onze klanten daar behoefte aan hebben. Maar digitaal informatiebeheer geeft tegenwoordig meer opties dan alleen een fysieke brief versturen.’ 

Enserve verzorgt daarnaast ook mailings voor haar opdrachtgevers. Blom: ‘De capaciteit van de couverteer- en frankeermachine van Neopost was echter wel wat groot geworden voor de hoeveelheden die wij nog op papier versturen. Het gaat nu nog om jaarlijks zo’n 10.000 poststukken structureel en dan kan er incidenteel nog wel wat bij komen, maar het gaat niet (meer) om honderdduizenden brieven per jaar. Daarbij kwamen nog het aflopende huurcontract en een op handen zijnde verhuizing. Op het moment dat de accountmanager van Neopost dan ook contact opnam over het huurcontract, zijn we samen aan tafel gegaan om te kijken naar alternatieven. De oplossing lag in het ‘uitbesteden’ van de uitgaande poststroom via de OMS-500 Output Management Software en het Neosend platform van Neopost. Dat scheelde ruimte en werk en het bespaarde bovendien kosten, omdat nu alleen voor datgene wordt betaald wat we daadwerkelijk gebruiken in plaats van de huur te betalen voor twee machines die feitelijk te veel capaciteit hadden. Nu zijn we in staat om al het voorbereidende werk voor een uitgaande mailing op de computer door de medewerkers van Enserve te laten uitvoeren. Ofschoon het even wennen was, zijn ze daar inmiddels helemaal mee vertrouwd. Op het moment dat de brief, de (vertrouwelijke) informatie en de gegevens van de ontvanger in OMS-500 zijn gecombineerd in één certified pdf, kunnen we het bestand doorsturen naar het printcentrum, waar vervolgens de hele mailing wordt afgehandeld, tot en met het aanleveren bij de verzender aan toe.’ 
Voor de toekomst geeft de optie van het Neosend platform in combinatie met de OMS-500 software Enserve de mogelijkheid om ook via andere kanalen te communiceren, zoals via de ‘Document Delivery Portal’. of ‘Aangetekend E-mailen’.

Effectief en kostenbesparend

Blom: ‘Nu kunnen we vanachter de pc een complete mailing opzetten en doorsturen, met de zekerheid dat via Neosend en de OMS-500 software de post vertrouwd en correct wordt afgehandeld. Via de OMS-500 software hebben we op elk moment inzicht in wat we verbruiken. Er is bovendien controle op elk serviceniveau: we weten precies wat er op welk moment met onze mailing gebeurt. De kostenbesparing zit voor ons niet alleen in de outsourcing op basis van stuksprijzen. Die kosten kunnen we immers doorberekenen aan onze opdrachtgevers. Maar het scheelt veel tijd en inspanning van onze medewerkers die zich nu meer kunnen bezighouden met inhoudelijke taken. Daarnaast is het wel prettig dat je nu direct kunt zien wat die kosten voor onze klanten precies zijn en waarvoor ze zijn gemaakt. Dat geeft ook hen een beter inzicht.’ 

Blom: ‘De druk op de sociale woningmarkt wordt steeds groter. Dan is het goed dat je zowel een systeem hebt waarin alle informatie bij elkaar komt om het beste en meest actuele inzicht te krijgen, als een systeem dat effectief, veilig, vertrouwd en kostenbesparend de uitgaande communicatie kan verzorgen. Wij zijn blij met Neopost.’
 

 

 

Over Enserve

Enserve's medewerkers zijn specialisten in volkshuisvesting, automatisering en communicatie. Dagelijks houden zij zich bezig met dezelfde focus: woonruimteverdeling. De woningmarkt is dynamisch. Regels veranderen, woningzoekenden stellen steeds andere eisen, automatisering ontwikkelt zich. Enserve ontwikkelt mee. Samen met u zoeken zij steeds naar de beste oplossing.

Uw contacten met Enserve zijn duidelijk en direct. Bovendien is Ensezrve flexibel. Als u snel schakelt, doen zij gewoon mee. Waar dat toe leidt? Tot maatwerk, de jas die u het beste past.