January 15th, 2019

Twee DS-180 couverteersystemen bieden meer dan één DS-200 systeem

BOZW / Enserve case study

Het lijkt wat onlogisch, maar voor Koos Verhagen, verantwoordelijk voor de Facilitaire Dienst bij Bevolkingsonderzoek Zuid-West (BOZW), is het volkomen verklaarbaar. ‘Toen het moment daar was dat het DS-200 couverteersysteem van Neopost ‘end-of-life’ was, moesten we kiezen voor ofwel één zelfde nieuw systeem, ofwel kiezen voor meer flexibiliteit en uiteindelijk ook meer capaciteit door twee machines. Dat laatste is het dus geworden. Met de twee DS-180 systemen zijn we een stuk flexibeler, maar hebben we in totaal toch meer capaciteit dan voorheen met die ene DS-200.’

Ook in deze tijd van digitalisering is het versturen van fysieke post voor een aantal organisaties nog de enige optie. Zo’n organisatie is ook BOZW. Verhagen: ‘We werken als BOZW in opdracht van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu, het RIVM, en putten voor onze cliëntgegevens uit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) van de gemeenten. Zeker voor zoiets gevoeligs als een uitnodiging of uitslag van een bevolkingsonderzoek verdient een papieren verzending de voorkeur, vooral bij de ontvangers en in het kader van privacywetgeving.’

Vertrouwd en vertrouwelijk

Verhagen: ‘Vertrouwen en vertrouwelijkheid zijn belangrijk voor de ontvangers van dit type communicatie rondom bevolkingsonderzoeken. Papier geeft ze meer vertrouwen. Althans, voor dit soort berichten en voor nu. Of het in de toekomst ook zo zal blijven, is een vraag waar ik het antwoord ook niet op weet, maar vooralsnog blijft de verzending zoals we tot nu toe hebben gedaan via een envelop in de brievenbus nog wel even doorgaan.’ De uitnodigingen en de uitslagen worden na de voorbereiding door BOZW uiteindelijk door Sandd en PostNL verstuurd.

Communicatie voor drie bevolkingsonderzoeken

BOZW houdt zich bezig met een drietal bevolkingsonderzoeken: het baarmoederhalskankeronderzoek, het darmkankeronderzoek en het borstkankeronderzoek. Dat laatste onderzoek doet BOZW zelf met behulp van twaalf mobiele units en drie vaste plaatsen van waar het onderzoek plaatsvindt. Voor de andere twee onderzoeken verricht de dienst het administratieve werk, zoals het versturen van de uitnodigingen en het verwerken van en communicatie rond de uitslagen. Soms is er ook sprake van extra onderzoeken, al dan niet van partners, bijvoorbeeld om erachter te komen waarom mensen niet of juist wel willen meewerken aan deze bevolkingsonderzoeken. Ook die verzendingen verlopen via de Facilitaire Dienst van BOZW.

Verhagen: ‘Al met al gaat het voor ons om zo’n 2 miljoen poststukken per jaar met allerlei verschillende bijlagen. Daarvoor gebruiken we al jarenlang tot tevredenheid de couverteerapparatuur van Neopost. Tot voor kort hadden we daarvoor één DS-200 systeem. Echter, die raakte end-of-life en er moest vervanging komen. Toen ik enige tijd terug aantrad, verwonderde ik mij al enigszins over de aanwezigheid van maar één machine. Dat maakt je behoorlijk afhankelijk. Als er iets defect gaat of er is een storing dan heb je geen enkele back-up. Nu gebeurt dat eigenlijk zelden of nooit, maar mijn voorkeur ging toch uit naar twee machines. Allebei weliswaar met een iets kleinere capaciteit, maar wel met een grotere capaciteit in totaal. Hierdoor zouden we ook in geval van nood bij één machine de ander nog altijd beschikbaar hebben. Bij een dagelijkse verwerking van zo’n 7000 poststukken is dat een geruststellende gedachte.

 

Flexibeler en meer capaciteit

De twee nieuwe DS-180 couverteermachines voorzien Verhagen in zijn wens om meer flexibiliteit en uiteindelijk ook om meer capaciteit. ‘Deze manier van communiceren blijft nog wel even doorgaan, gezien de argumenten om het op papier te willen doen. Daarbij komt dat er steeds vaker en steeds meer onderzoek komt waarvoor BOZW ingezet wordt voor de communicatie. Een overleg met Neopost over onze wensen en de mogelijkheden gaf aan dat de vervanging van de DS-200 door twee DS-180 systemen ons in alle opzichten verder zou helpen.’

De gehele voorverwerking van de dagelijkse poststroom gebeurt aan de Maasstadweg in Rotterdam. Daar worden de poststukken opgehaald door PostNL (dagelijks) en door Sandd (elke di-do-vrij). Verhagen: ‘Per dag wordt een printjob samengesteld van alle uitgaande communicatie. Die wordt in het systeem ingebracht en door een andere collega gecontroleerd, gewoon om er zeker van te zijn dat we niets missen en de aantallen kloppen. Weer een andere collega controleert of het daadwerkelijk aantal verwerkte en gevulde enveloppen klopt met de printjob die we hebben ingegeven. Er zou immers een keer een dubbele brief ergens in kunnen zitten. Als ook dat klopt wordt een uitdraai gemaakt voor de bezorger. Die zorgt voor verzending, maar ook daarvan krijgen we weer terugkoppeling van wat en hoeveel er precies is gefrankeerd en verstuurd. Elke dag. Die zekerheid móeten we hebben. Net zo goed als we de zekerheid moeten hebben dat de couverteermachines ons niet in de steek laten. De bedrijfszekerheid moet heel hoog zijn, want anders hebben we een megaprobleem. Dankzij de kwaliteit van de machines en het servicecontract dat Neopost ons biedt zijn we er echter altijd zeker van dat we onze post op tijd de deur uitkrijgen.’ 
 

 

 

Over Bevolkingsonderzoek Zuid-West

Bevolkingsonderzoek Zuid-West organiseert en voert de bevolkingsonderzoeken naar borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker uit in de provincies Zuid-Holland en Zeeland.