Beheer van uitgaande post: 8 redenen om over te stappen naar digitale werkmethode

Beheer van uitgaande post: 8 redenen om over te stappen naar digitale werkmethode

07/09/2018

Ondernemingen kunnen via een veelvoud aan kanalen communiceren met hun klanten. Het individuele beheer van die kanalen kan tijdrovend en duur worden. In dit artikel bekijken we hoe de digitale wereld u kan helpen.

Veel ondernemingen hebben hun communicatie opgebouwd met behulp van gedrukte materialen, zijn vervolgens naar e-mail geëvolueerd en hebben daar dan nog eens sociale netwerken aan toegevoegd. Die ontwikkeling leidt tot verschillende processen voor zowel het gebruikte communicatiekanaal als het type communicatie
Dankzij de digitalisering kunnen ondernemingen nu bepaalde aspecten van hun beheer voor uitgaande post centraliseren en automatiseren. Door de voorbereiding en verspreiding van de communicatie samen te brengen op één plaats, zorgen ze voor een efficiënte, praktische en consistente verwerking. Deze aanpak heeft vele voordelen:

  1. Multichannel-communicatie - Communicatie kan gebeuren via verschillende fysieke en digitale kanalen. Ondernemingen communiceren gemakkelijk en systematisch via al de kanalen. Met automatisch e-mailbeheer kunnen gegevens uit verschillende bronnen binnen het bedrijf worden verzameld en kan alle communicatie via het juiste kanaal worden verspreid. Deze oplossing is ideaal voor ondernemingen die een doeltreffende multichannel-communicatie nastreven.
  2. Personalisatie - Klanten verwachten steeds meer gepersonaliseerde communicatie van ondernemingen. Zulke communicatie is mogelijk wanneer de processen geautomatiseerd zijn: documenten hoeven dan niet langer individueel en handmatig worden gewijzigd! 
  3. Voldoen aan de klantenbehoeften - Met een doeltreffende multichannel-communicatieoplossing bieden ondernemingen hun klanten de mogelijkheid om te beslissen op welke manier er contact met hen wordt opgenomen.
  4. Minder fouten - Door het verzamelen van gegevens uit verschillende bronnen voor gebruik in alle kanalen kunnen er fouten optreden in de communicatie. Dankzij een uniek communicatiemanagementtool wordt de nauwkeurigheid van de berichten gegarandeerd en een betere procescontrole verzekerd.
  5. Transparantie - Via een gecentraliseerd communicatiemiddel hebben alle betrokkenen toegang tot de status van de communicatie met de klant. 
  6. Tijdwinst - Een gecentraliseerde oplossing voor e-mailbeheer bespaart uw onderneming veel tijd bij de voorbereiding en verspreiding van de communicatie.
  7. Kostenvermindering - Een juist gebruik van e-mail als alternatief voor fysieke post vermindert de afdruk- en verzendkosten; gedrukte documenten voor dezelfde klant kunnen worden gegroepeerd, wat onnodige verzendkosten vermindert.
  8. Gestimuleerde omzetgroei - Klanten ontvangen offertes via het communicatiekanaal van hun voorkeur en betalen hun facturen sneller, waardoor de onderneming haar cashflow kan verbeteren.

 

Add new comment