De Europese digitale agenda en de gevolgen voor het mkb

De Europese digitale agenda en de gevolgen voor het mkb

02/28/2018

Vraag een willekeurig midden- of kleinbedrijf (mkb) naar zijn doelstellingen en stroomlijning van activiteiten om de kosten te verlagen zal altijd in de top drie staan. Dat is niets nieuws aangezien bedrijven van elke omvang daar altijd al jaren naar streven.

 

De laatste jaren betekent dit echter vooral dat bedrijven van handmatige procedures overstappen naar digitale.

Neem bijvoorbeeld communicatie, waar bedrijven naast fysieke post gebruik zijn gaan maken van e-mail, sociale media en sms. Dit is niet alleen goedkoper, maar ook gemakkelijker, zowel voor het bedrijf als voor de klant. Digitaal werken kan leiden tot lagere overheadkosten en een betere klantervaring.

Tot nu toe bepaalde ieder mkb-bedrijf voor zich het tempo voor de overstap naar digitaal werken. Zolang er geen noodzaak was om het anders te doen, bleven ze handmatig werken: er was geen wetgeving die voorschreef dat zij hun werkwijze aan moesten passen. Daar begint nu verandering in te komen.

De EU ziet de voordelen van digitaal werken voor de openbare sector

In de meeste EU-landen worden facturen vooral nog handmatig en op papier geproduceerd. Deze achterhaalde en inefficiënte manier van werken vormt echter een aanslag op de beschikbare middelen, met name in de openbare sector, waar diensten doorgaans onder druk staan. Om dit probleem te lijf te gaan, wil de EU het gebruik van elektronische facturering (e-facturering) voor overheidsopdrachten aanmoedigen en daarmee het proces voor een groot deel automatiseren. Dit leidde onder andere tot de invoering van Richtlijn 2014/55/EU, waarmee elektronische facturen dezelfde status kregen als facturen van papier en die beoogt de opmaak en de formaten te standaardiseren om internationale facturering te vereenvoudigen.

Sommige lidstaten zijn al verder gegaan door e-facturering voor de hele openbare sector verplicht te stellen. Zo mogen de grotere bedrijven in Frankrijk alleen nog elektronisch factureren, terwijl kleinere organisaties nog tot 2020 de tijd hebben om hun systeem aan te passen. In Oostenrijk en Denemarken is e-facturering al jaren verplicht voor business-to-government (B2G) transacties. Een volledige lijst van de wetgeving per land is hier [LINK] te vinden.

Waarom alle mkb-bedrijven de regels voor e-facturering moeten volgen

Veel mkb-bedrijven sturen geen facturen naar de overheid of de openbare sector en denken daarom dat deze wetgeving niet op hen van toepassing is. Als hun toeleveranciers transacties met overheden doen, zullen ze echter ook aan andere klanten elektronisch facturen sturen. Hierdoor worden Mkb-bedrijven dus wel gedwongen om technologische oplossingen in te voeren zodat ze de facturen kunnen verwerken. Bovendien, als de EU regels voor facturering wil invoeren, is het slechts een kwestie van tijd tot ook naar andere processen wordt gekeken – inclusief communicatie. Het uiteindelijke doel is een volledige digitale regio.

Als mkb-bedrijven gedwongen worden te reageren bij de invoer van nieuwe wetten, kan dit leiden tot paniek. Doordat ze het gevoel hebben in tijdnood te komen, kunnen ze voor tools kiezen die niet helemaal aan hun eisen voldoen. Vaak is er slechts weinig aandacht voor integratie, waardoor de verschillende processen met elkaar in botsing komen en steeds duurder en complexer worden. De voordelen van digitale tools worden hierdoor volledig tenietgedaan.

Het is daarom nodig dat mkb-bedrijven tools implementeren die een werkelijke verbetering betekenen van bestaande processen. Hiervoor is communicatie altijd een goed startpunt. Met webbased oplossingen en de automatische aanmaak en verzending van correspondentie krijgen mkb-bedrijven weer tijd om zich op hun klanten te richten terwijl de kosten en het aantal fouten dalen. Implementatie levert louter voordelen op.

Add new comment