facturen digitaal bewaren met Neotrax

Hoe kun je facturen digitaal bewaren? Maak kennis met Neotrax

04/30/2019

Heb je het gevoel dat je stilaan bedolven geraakt onder een berg papieren? Verspil je vaak tijd omdat je moet zoeken naar belangrijke documenten? Of vind je facturen soms gewoonweg niet meer terug? Dan is het dringend tijd om in te zetten op digitalisering! Je documenten digitaal bewaren heeft tal van voordelen voor je bedrijf. Bovendien is het gemakkelijk én snel als je Neotrax gebruikt: jouw oplossing voor documentmanagement. 

Facturen digitaal bewaren met Neotrax

Neotrax is een scan-, index-, share- en browseoplossing om al je documenten digitaal te bewaren. De software is ideaal om onder meer facturen elektronisch, kostenefficiënt en volledig conform de wettelijke voorschriften te beheren. De flexibele oplossing werd speciaal ontwikkeld (en geprijsd) voor kmo’s.

De workflow van Neotrax

Neotrax wordt aangedreven door iGuana iDM Software. Het invoeren van documenten verloopt heel eenvoudig: scan eerst en vooral je papieren documenten. De software zal het documenttype via OCR automatisch herkennen en het document indexeren. Vervolgens kun je het bestand meteen opslaan en delen met anderen. Daarna volg je een duidelijke workflow om je document te verdelen, ze te laten goedkeuren en verder te delen. Ten slotte kan je Neotrax gebruiken om formulieren te archiveren en opnieuw op te zoeken aan de hand van een factuurnummer, leverancier, bestandsnaam, …. Je vraagt alles snel en gemakkelijk op via de gebruikersinterface of via bestaande systemen zoals ERP, CRM of HR.

De voordelen van Neotrax

Met behulp van deze software verlies je minder tijd door administratie en bespaar je bijgevolg heel wat op personeelskosten. Dankzij Neotrax zijn documenten voortaan altijd en overal beschikbaar. Hierdoor zal de efficiëntie en productiviteit in je bedrijf aanzienlijk stijgen. Facturen uit het oog verliezen? Ook dat is verleden tijd met Neotrax.

Neotrax kan alle soorten documenten aan, van pdf- tot Word-, Excel- en Powerpoint-bestanden. Zelfs allerlei soorten “beelden” zoals foto’s, bouwplannen enzovoort kan je veilig digitaliseren en archiveren. Je verzamelt alle soorten documenten van verschillende bronnen op één overzichtelijke plek. In slechts enkele seconden heb je een document alweer terug gevonden, en je hoeft ook niet langer te onthouden waar je een bepaalde versie nu weer hebt opgeslagen. Bovendien hebben je medewerkers toegang tot bestanden via elk apparaat. Zelfs onderweg kun je facturen opvragen via je smartphone.

Met Neotrax kun je bovendien alle processen in je bedrijf eenvoudig stroomlijnen. Zaken als contracten, HR-dossiers en het crediteurproces worden op die manier makkelijk te beheren. Omdat je alles nauwgezet kunt opvolgen, loop je ook minder risico dat je documentmanagementprocessen niet worden nageleefd.

Documenten beveiligen met Neotrax

Neotrax gaat misbruik van documenten op alle mogelijke manieren tegen. Revisiebestendige archiveringsprocessen worden automatisch afgedwongen en alleen bevoegde personen krijgen toegang tot beveiligde bestanden. Neotrax maakt dan ook gebruik van gedetailleerde controletrajecten en containerbestanden om digitale documenten en metadata op te slaan. Alle documenten zijn te raadplegen in TIFF- of JPEG-formaat, zodat niemand ze zomaar kan aanpassen. Meerdere encryptiemethoden garanderen eveneens de veiligheid van al je documenten. Ten slotte past Neotrax hashing algoritmen toe en gebruikt het systeem Blockchain-technologie. Zo weet je zeker dat je altijd en overal op deze software kunt vertrouwen.

Wil je de facturen van je bedrijf voortaan ook digitaal bewaren? Contacteer ons dan vrijblijvend voor meer informatie over Neotrax.

 

 

Add new comment