online boekhouding

“Help, mijn online boekhouding loopt in het honderd!”

06/16/2017

Of je nu een ondernemer bent die de hele organisatie eigenhandig in goede banen leidt. Of een boekhouder die zich uitsluitend bezighoudt met de online facturatie: er kan altijd iets verkeerd gaan. Zeker met de nieuwste innovaties in online boekhouding is het niet altijd even makkelijk om mee te zijn en te blijven. Loopt jouw boekhouding ook (bijna) in het honderd? Even kijken of we je van dienst kunnen zijn met wat advies!

Online boekhouden staat niet stil

De digitalisering heeft zijn impact op de financiële wereld en het bedrijfsleven niet gemist. Ook boekhouden verloopt tegenwoordig helemaal anders dan tien of twintig jaar geleden. Denk bijvoorbeeld aan scanboekhouden of automatisch inleesbare e-facturen volgens het Europese UBL-formaat.

Maar de belangrijkste veranderingen vonden plaats binnen de boekhoudsoftware zelf. Was een boekhoudpakket vroeger nog een log en weinig toegankelijk computerprogramma, nu is het een allround oplossing waarmee je medewerkers en collega’s altijd en overal gegevens kunnen raadplegen en aanpassen. Op kantoor, maar ook onderweg met een tabletcomputer of smartphone. Met real-time gegevens hoef je niet langer op een maand- of jaarrapport te wachten om analyses te maken en je koers bij te sturen.

Loopt je online boekhouding in het honderd?

Hoor je het in Keulen donderen? Dan heb je de boot van online boekhouding misschien wel gemist. Met deze drie tips zet je je boekhouding opnieuw op orde:

1. Inkomende facturen vlotter digitaliseren

Hoe hard jij ook je best doet om je bedrijf te digitaliseren en om de concurrentie voor te blijven, de kans is groot dat je samenwerkt met talloze organisaties die nog maar net zijn begonnen aan een moderniseringsoperatie. Met andere woorden: sluit de fysieke brievenbus nog niet permanent af, want er zal nog jarenlang papieren post jouw kant op komen. Denk maar aan papieren facturen van klanten en leveranciers. Onhandig voor jouw – digitale – boekhouding? Niet per se. Wie inkomende facturen onmiddellijk digitaliseert, bespaart op fysieke opslagruimte en heeft alle documenten meteen op een online locatie. Digitale factuurverwerking wordt een fluitje van een cent.

Concreet? Met Neotrax kun je facturen scannen, indexeren, verdelen en handig raadplegen vanuit je boekhoudsysteem.

2. De beste boekhoudsoftware?

Van boekhoudpakket veranderen doe je niet elk jaar – en da’s maar goed ook, want zo’n ommezwaai vergt veel tijd en kan fouten veroorzaken. Toch kan het lonen om – als je verouderde boekhoudpakket je vooral tegenwerkt – op zoek te gaan naar een andere oplossing. Tegenwoordig zijn er veel toepassingen op de markt waarmee je bijvoorbeeld automatische rapportages kunt opvragen.

Concreet? Vergelijk verschillende pakketten en bereken hoeveel tijdswinst elk pakket kan opleveren. Zo kom je te weten of en wanneer deze investering zichzelf terugbetaalt.

3. Probeer e-facturatie

E-facturatie gaat veel verder dan je facturen in pdf-formaat doorsturen. Met de UBL-methode wordt alle informatie automatisch herkend en hoeft de ontvanger zijn facturen niet langer zelf te scannen. Goed voor de ontvanger én voor jou, want gestandaardiseerde e-facturen versturen is verplicht voor leveranciers van de Nederlandse rijksoverheid en helpt je geld besparen. Hoe? Doordat je minder tijd verliest, krijg je sneller betaald en kan je makkelijker kortingen krijgen van je zakenpartners. Ten slotte wordt de kans op fouten kleiner en komt een volledig actuele online boekhouding binnen handbereik.

In Nederland zijn bedrijven die hun facturen via PEPPOL versturen verplicht om dat formaat ook te accepteren van hun leveranciers. Ze kunnen zich dus niet beperken om zelf e-invoicing te doen, ze moeten ook inkomende e-facturatie aanvaarden.

Concreet? Lees hoe je een e-factuur verstuurt aan de Nederlandse rijksoverheid en ontdek hoe je vlot de overstap maakt naar e-facturatie. OMS-500 van Neopost kan je daarbij helpen.

Add new comment