Hoe haalt u meer uit uw mailings?

Hoe haalt u meer uit uw mailings?

06/12/2018

Bedrijven verzenden allerlei soorten correspondentie zoals offertes, facturen en marketingmateriaal. Daarbij wordt steeds gestreefd naar een maximaal effect met zo weinig mogelijk kosten.

De handmatige voorbereiding van mailings kan veel tijd in beslag nemen wat invloed kan hebben op de inkomsten, aangezien deze tijd besteed zou kunnen worden aan de bediening van klanten of de uitbouw van het bedrijf. In het beste geval automatiseren bedrijven zoveel mogelijk handmatige verzameltaken voor hun mailings, waardoor er tijd vrijkomt die voor andere zaken gebruikt kan worden. Wat het effect op de communicatie betreft: de waarde van mailings daalt sterk als de verkeerde documenten worden verzonden of, erger nog, als klanten of andere belanghebbenden informatie ontvangen die niet voor hen bedoeld is. Dit geeft niet alleen een verkeerde indruk, het kan ook een inbreuk betekenen op gegevensprivacy. Om een maximaal rendement op investeringen te bereiken en de juiste indruk te maken bij klanten, moeten bedrijven streven naar nauwkeurigheid en eenvoud in het proces van uitgaande post. Door gebruik te maken van automatisering is het mogelijk om de samenstelling van mailings te vereenvoudigen en veiligheidsmaatregelen in te voeren zodat de juiste documenten bij de juiste ontvangers terechtkomen

Automatisering en veiligheid door digitaal beheer van uitgaande post

Met de juiste digitale communicatietool kunnen bedrijven mailings voorbereiden via één gecentraliseerd mail management systeem waartoe alle werknemers die hiervan gebruik moeten maken toegang hebben via een web-based interface. Daarnaast kunnen couverteermachines enveloppen veel sneller vullen dan met de hand mogelijk is. Output management software sorteert documenten in batches op basis van bijvoorbeeld het type document en voorziet deze van optische leestekens (OMR/barcode/2D) die zodoende informatie bevatten. Diverse documenten bestemd voor dezelfde ontvanger kunnen worden samengevoegd om op portokosten te besparen. De optische leestekens op de geprinte mailings worden gelezen door een intelligente couverteermachine om ervoor te zorgen dat elk document in de juiste zending komt. Het is niet alleen een efficiënte, maar ook een veilige manier om de verwerking van de uitgaande post te verbeteren.

Verbetering van productiviteit en veiligheid en kostenverlaging

Door verder te automatiseren en de verwerking van uitgaande communicatie te centraliseren, kunnen bedrijven profiteren van een verhoogde productiviteit door de mailings in kortere tijd samen te stellen; zij kunnen de veiligheid verhogen door gebruik te maken van een intelligente couverteermachine en optische leestekens en tenslotte kunnen ze profiteren van kostenverlagingen door mailings voor dezelfde ontvanger te groeperen.

Add new comment