Hoe u zorgt voor een nauwkeurige klantcommunicatie

Hoe u zorgt voor een nauwkeurige klantcommunicatie

04/24/2018

Alle bedrijven willen succesvol communiceren, wat betekent dat ze de juiste boodschap op het juiste moment en de juiste manier bij hun klant krijgen.

Helaas is het in werkelijkheid vaak verre van eenvoudig om dit voor elkaar te krijgen. Bedrijven kunnen tegenwoordig op veel manieren contact hebben met klanten, waaronder fysieke post en een reeks digitale kanalen zoals e-mail. Het doelmatig inzetten van elk van deze kanalen is een uitdaging op zich. Samen met de voorkeur van de klant voor de kanalen waarlangs zij benaderd willen worden, wordt het steeds weer leveren van nauwkeurige en effectieve communicatie een omvangrijke taak.

Het is echter een belangrijke taak, omdat nauwkeurigheid bij klantcommunicatie cruciaal is; om redenen van privacy en veiligheid moeten documenten bij de beoogde ontvangers aankomen. Als informatie met persoonlijke of gevoelige gegevens zoekraakt, kan dit een ernstig probleem opleveren in verband met de gegevensbescherming.

Daarnaast willen bedrijven door middel van nauwkeurigheid maximaal effect bereiken met hun communicatie. Eenvoudig gesteld, verzending van verkeerde informatie maakt een slechte indruk. Klanten willen berichten ontvangen van bedrijven die weten wie ze zijn en een persoonlijke ervaring bieden. Dit begint met het correct aanspreken van de klant, maar strekt zich uit tot een meer geavanceerde vorm van personalisatie om klantrelaties te versterken.

Van handmatig naar digitaal: de nauwkeurigheid verbeteren met behulp van digitale middelen

Naarmate bedrijven groeien, gaan ze meer communicatiekanalen gebruiken, zowel gedrukt als digitaal. Als deze kanalen niet vanaf het begin worden gecoördineerd, kan het lastig worden om de consistentie te waarborgen en het beheer van de communicatie via al deze kanalen kan tijdrovend en foutgevoelig zijn.   

Documenten handmatig aanpassen en opnieuw indelen voor de verschillende kanalen - zoals drukwerk en e-mail - is een langdurig proces waarbij fouten kunnen optreden. In het ergste geval kan informatie naar de verkeerde klant worden gestuurd, met negatieve gevolgen voor de klantrelatie en mogelijke schade voor de reputatie van het bedrijf. Nauwkeurigheid is een must voor gegevensbescherming en de bedrijfsreputatie.
 
Automatisering helpt de nauwkeurigheid en de doeltreffendheid te bevorderen
en te komen tot die o zo belangrijke personalisatie waarmee het bedrijf zijn boodschap kan overbrengen. Output management software kan helpen bij communicatiebeheer en ervoor zorgen dat boodschappen worden verstuurd overeenkomstig de voorkeuren van de klant.
 
De software automatiseert een groot aantal aspecten van het communicatieproces, waaronder de adressering, waardoor het risico op fouten wordt verkleind. De software zorgt ook voor centralisatie van het communicatiebeheer, zodat de informatie in het hele bedrijf op één lijn ligt en overlappende of dubbele informatieverzending wordt voorkomen.

Output Management Software: Hoe werkt het?

Deze digitale communicatietool bereidt mailings voor door één gecentraliseerd mail management systeem waartoe alle werknemers die hiervan gebruik moeten maken toegang hebben via een web-based interface.

Zo werkt het:

  1. Om te beginnen worden de documenten gesorteerd in batches, bijvoorbeeld naargelang het type document
  2. Dan worden ze voorzien van optische merktekens (zoals barcodes) op basis van de informatie die ze bevatten. Deze barcodes kunnen worden gelezen door een couverteermachine om er zeker van te zijn dat elk document in de juiste zending komt
  3. Er worden instellingen voor uitvoer geselecteerd op basis van welke documenten in welke mailings moeten komen
  4. Het systeem levert de voorbereide documenten aan de gekozen kanalen zoals gedrukte post of e-mail.

Zeven manieren waarop Output Management Software uw bedrijf kan helpen

Door het beheer van de klantcommunicatie op deze manier te centraliseren en te automatiseren kunnen organisaties:

  1. de klanttevredenheid verhogen door tegemoetkoming aan de voorkeuren van de klant voor de manier van benaderen en door personalisatie van hun boodschappen

  2. de productiviteit verhogen door tijdbesparing bij het klaarmaken en verzenden van klantcommunicatie

  3. kosten besparen door bijvoorbeeld verschillende documenten in één mailing te verzenden om portokosten te besparen en, als de klant daar voorkeur voor heeft, e-mails te sturen in plaats van fysieke post
  4. de veiligheid verhogen aangezien de software de documenten voor elke ontvanger apart sorteert, verzamelt en de inhoud van elk poststuk beveiligt via intelligente couverteer-barcodes
  5. beter samenwerken  via één gecentraliseerd systeem voor mail management dat toegankelijk is voor alle medewerkers die dit nodig hebben
  6. het aantal fouten terugbrengen die bij niet samenhangende, handmatige processen kunnen optreden
  7. opschalen en zich aanpassen als het bedrijf met een grotere vraag te maken krijgt. 

De efficiëntie en de klantervaring verbeteren

Met output management software kunnen bedrijven op een efficiëntere manier zorgen voor aantrekkelijke en gepersonaliseerde klantcommunicatie. Automatisering van de creatie en verzending van klantcommunicatie verhoogt de nauwkeurigheid en draag ertoe bij dat deze op het juiste moment bij de juiste persoon wordt bezorgd en op de manier van hun voorkeur.