Hoe kunt u uw interne postbeheerprocessen optimaliseren?

Hoe kunt u uw interne postbeheerprocessen optimaliseren?

03/18/2019

De toenemende hoeveelheid inkomende pakketten kan de reeds drukke bezette postbeheerteams nog extra onder druk zetten. Voor e-commercebedrijven zijn zulke pieken vaak seizoensgebonden, bijvoorbeeld na belangrijke aankoopperiodes, inclusief retourzendingen. De groeiende populariteit van het online winkelen dat het zelfs mogelijk maakt om pakjes op het werk te laten leveren, leidt tot een groot aantal persoonlijke en professionele bezorgingen voor het postbeheer van ondernemingen.

De cijfers spreken voor zich: volgens een Australisch onderzoek laat tot 50% van de werknemers hun online bestellingen op zijn werkplek leveren. De Londense burgemeester Sadiq Khan suggereerde onlangs dat dit één van de oorzaken zou kunnen zijn van het fileleed in zijn stad. Het probleem heeft dergelijke proporties aangenomen dat sommige ondernemingen persoonlijke leveringen op het werk hebben verboden. 

Handmatige taken en veelzijdigheid

Het beheer van inkomende leveringen heeft heel wat beperkingen. Het is soms moeilijk om de bestemmelingen en hun locatie te bepalen. Soms zijn ze moeilijk bereikbaar en wordt het veel ingewikkelder om hen het artikel te bezorgen dan je aanvankelijk zou denken. Op die manier wordt het een proces met verschillende handmatige taken voor elk poststuk. Dit soort situaties is frustrerend voor zowel de postbeheerders als voor de ontvangers.
Pakketten kunnen blijven liggen, verkeerd worden afgeleverd of zelfs verloren raken. Postbeheerteams verspillen kostbare tijd in hun pogingen om zulke problemen op te lossen. Bovendien moeten verloren artikelen worden vervangen, wat voor de onderneming kosten met zich meebrengt die hadden kunnen worden vermeden. Er is nood aan een efficiënter procedé om de werkdruk in de mailroom te verminderen, om de taken te stroomlijnen en interne leveringen te versnellen.

Inkomende pakketten opvolgen om de betrouwbaarheid en zichtbaarheid te verhogen

De traceeroplossingen voor binnenkomende post registreren de levering van pakketten in de vestiging en traceren ze tot de aflevering aan de uiteindelijke ontvanger. Ze bieden de postbeheermedewerkers een betrouwbaardere procedure van a tot z, ze beschermen alle partijen én garanderen de transparantie en zichtbaarheid voor de levering van elk pakket. Bovendien wordt er een elektronisch bewijs gegenereerd zodra het aan de geadresseerde is bezorgd.
Dit systeem omvat software voor het registreren en etiketteren van pakketten en brieven; mobiele terminals om te scannen en de afleverstatus in real time te volgen; en registratie- en trackingsoftware om de scangeschiedenis en het uiteindelijke leveringsbewijs te bekijken (wanneer ontvangers de levering ondertekenen).
Door de manier waarop ondernemingen pakketten ontvangen en afleveren te vereenvoudigen, profiteren ze van een sneller en efficiënter proces om hun interne klanten een hoogwaardige service te bieden. De pakketstroom wordt eenvoudig te beheren, ook wanneer het volume van inkomende pakketten aanzienlijk toeneemt door externe factoren.
Ontdek onze oplossingen voor het traceren van binnenkomende post en het Web Tracking System

 

 

Add new comment