Hoe zijn innovatie en e-facturering met elkaar verweven?

Hoe zijn innovatie en e-facturering met elkaar verweven?

01/14/2019

Elektronische (e)facturering is voor bedrijven van elke omvang een zeer efficiënte manier om hun zakelijke transacties te versnellen en de bedrijfskosten te verlagen. Deze praktijk is vooral gangbaar in Europa, waar de Europese Unie 18 april 2019 als uiterste datum heeft gesteld voor het ontvangen en verwerken van e-facturen voor aanbestedende overheidsdiensten1.  Andere landen - Singapore2 bijvoorbeeld - hebben dit voorbeeld echter gevolgd omdat zij inzien dat met een gestandaardiseerde aanpakbedrijven hun procedures kunnen vereenvoudigen en beter gebruik kunnen maken van hun middelen, waardoor uiteindelijk onnodige complexiteit zal afnemen. Hierdoor kunnen organisaties die overstappen op e-facturering dit als een belangrijke stap beschouwen op weg naar verdere innovatie en digitale transformatie.

Hoewel niet alle bedrijven facturen zullen sturen naar de overheidssector, laat de EU-Richtlijn zien dat de houding aan het veranderen is en het zal waarschijnlijk niet lang meer duren tot e-facturering een verwachte standaard wordt in alles sectoren, bedrijfstakken en in alle geografische gebieden. Door systemen en processen te implementeren voor de verzending van elektronische facturen, zal uw organisatie een voorsprong krijgen.

 

Niet per definitie overstappen

Uiteindelijk zal e-facturering ervoor zorgen dat betalingen sneller en eenvoudiger verlopen, maar het is niet nodig van de ene op de andere dag te stoppen met papieren facturen. Sommige klanten zullen onmiddellijk een voorkeur hebben voor elektronische facturen, maar andere hebben misschien nog papieren facturen nodig - of willen de keuze hebben uit beide vormen. Dit betekent dat het belangrijk is om veranderingen door te voeren naast de bestaande processen en opties voor aanlevering via meerdere kanalen aan te bieden. Het is belangrijk om e-facturering aan te kunnen bieden, maar dit zou naast briefpost of zelfs de fax moeten gebeuren. Bij centraal beheer kan eenvoudiger van leveringskanaal worden gewisseld en kunnen facturen worden opgevolgd ongeacht het format waarin ze zijn aangemaakt.

Minder achterstallige betalingen dankzij bijkomende voordelen 

Door middel van nieuwe digitale functies toe te voegen, aan de hand van een multichannel platform, zullen bedrijven de documenten ook beter kunnen traceren - zoals een geïntegreerde barcodetechnologie waarmee gebruikers, via een webportaal, precies kunnen zien waar documenten naartoe zijn gestuurd en wanneer. Dit maakt het eenvoudiger om vast te stellen welke facturen zijn vervallen en wanneer betalingsherinneringen moeten worden gestuurd. Uiteindelijk, als de processen voor de aanmaak en verspreiding van facturen worden gestroomlijnd - en ze ook aansluiten bij de behoeften van de ontvanger - zullen bedrijven sneller betalingen ontvangen en hun opbrengst verhogen.

Innovatie door digitalisering 

Hoewel het voor sommige ontvangers nog noodzakelijk is, brengt de aanmaak en verspreiding van papieren facturen een aantal tijdrovende, handmatige en verouderde processen met zich mee. Toevoeging van digitale functionaliteiten aan uw factuurproces zorgt niet alleen voor stroomlijning van de aanmaak en de verspreiding van facturen, maar ook dat medewerkers meer tijd hebben voor waardevolle activiteiten die rechtstreeks bijdragen aan omzetgroei.

 


1https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/Key+eInvoicing+dates+and+events  

2https://www.straitstimes.com/singapore/singapore-adopts-national-e-invoice-system

 

Add new comment