sneller post verwerken

Ja, je postverwerking kan veel sneller! Ontdek onze tips

03/11/2019

Veel bedrijven verliezen elke dag kostbare tijd met het handmatig verwerken van post. Ontdek onze tips om je postverwerking veel vlotter te laten verlopen.

Veel bedrijven verliezen elke dag kostbare tijd met het handmatig verwerken van post. Bovendien is grote volumes post manueel verwerken een eentonige taak waarbij medewerkers snel fouten maken. En dat terwijl het allemaal zoveel efficiënter kan! Ontdek onze tips om je binnenkomende post voortaan veel sneller te verwerken.

1.Inkomende post openen en digitaliseren

Niets zo vervelend als een envelop openen en daarbij de inhoud aan flarden scheuren, toch? Open al je enveloppen vanaf nu automatisch met een briefopener van Neopost – kies bij voorkeur voor een model dat de brieven ook meteen uit de envelop haalt, zoals de briefopener IM-35 – en je bespaart moeiteloos zeeën van tijd. Als de brieven uit de enveloppen zijn gehaald, digitaliseer je je inkomende post met Neotrax om alles razendsnel en zonder fouten onder je medewerkers te verdelen.

Optical Character Recognition (OCR)

Wist je dat Neotrax ook werkt op basis van Optical Character Recognition (OCR)? De tool herkent wat hij scant – bijvoorbeeld of het bestelbonnen, inkooporders, leverbonnen of facturen zijn – en indexeert de documenten vervolgens automatisch. Zo vinden je medewerkers alles meteen terug in het centraal toegankelijke systeem. Via de workflow module kun je ook documenten die goedkeuring nodig hebben, digitaal binnen je bedrijf delen. Je kunt Neotrax zelfs koppelen aan je boekhoudkundig pakket om een document te vinden, de indexen te importeren of automatisch goed te keuren.

2.Uitgaande post uitbesteden of digitaliseren

Je uitgaande post stuk voor stuk afdrukken en handmatig in enveloppen steken, is voorgoed verleden tijd dankzij NeoSend. De software verstuurt je poststukken digitaal – je hoeft dus zelf helemaal niets meer te printen – naar het postvoorbereidingscentrum van Neopost. Daar worden ze geprint en verzonden.

Zeg het met een sms’je

Maak je liever geen gebruik van ons postvoorbereidingscentrum? Geen probleem! Met NeoSend kun je je uitgaande post automatisch laten verzenden in de vorm van een e-mail, fax of sms. Goed om te weten: aangetekende post mag je tegenwoordig gerust digitaal versturen.

3.Snellere verwerking van uitgaande post met een couverteermachine én OMS

Ten slotte vraagt brieven vouwen en in enveloppen steken enorm veel tijd die je medewerkers misschien beter aan andere taken besteden. Als dat inderdaad het geval is, kan je bedrijf echt niet zonder couverteermachine. Daarmee klaar je de klus tot wel tien keer sneller dan met de hand. Koppel je je couverteermachine aan outputmanagementsoftware (OMS)? Dan vormen zelfs documenten met verschillende aantallen pagina’s geen enkel probleem.   

Extra tip: koppel je couverteermachine met een frankeermachine voor nog meer tijdswinst! Je frankeert dan altijd razendsnel én altijd tegen het juiste tarief.

4.Een adresseerprinter voor gepersonaliseerde enveloppes

De meeste consumenten negeren ongeadresseerde reclame, maar een persoonlijk geadresseerde envelop trekt gelukkig wél nog de aandacht. Laat dan wel adresstickers links liggen, want rechtstreeks bedrukte enveloppen hebben een veel hogere response rate én zijn ook gewoon veel sneller te maken dankzij een adresseerprinter van Neopost. Onze printers kunnen alle kleuren aan en bedrukken je enveloppen (als je dat wil) met een port betaald-stempel, je logo, … en zelfs een gerichte boodschap of teaser.

 

 

 

 

 

Add new comment