Met of zonder papier: Loop geen betalingen mis

Met of zonder papier: Loop geen betalingen mis

02/11/2019

Alle bedrijven bouwen verder op een positieve cashflow en het factureringsproces heeft daarop een grote invloed. Door facturen zo snel en efficiënt mogelijk te verzenden kunnen bedrijven de betalingstermijn verkorten en hun werkkapitaal verhogen, zodat ze geen kansen mislopen of betalingen aan hun eigen leveranciers in gevaar brengen. Dit getuigt van gezond zakelijk inzicht en het begint met de optimalisering van het factureringsproces.
Veel bedrijven factureren één keer per maand, dus kunnen er vier weken voorbijgaan voordat om betaling wordt gevraagd. Tel de betalingstermijn van 30 dagen of meer daarbij op en het kan maanden duren voordat een betaling binnenkomt. Bovendien vormen ook betalingsachterstanden een probleem.

Tijdens een peiling van Atradius in de VS meldde bijna 91 procent van de bedrijven dat ze te maken hebben met achterstallige betalingen van zakelijke klanten, met een gemiddelde betalingstermijn van 55 dagen. Bedrijven moeten dus alles doen wat ze kunnen om de betalingstermijn te verkorten. Dit begint met het zo snel mogelijk aanmaken en versturen van facturen. Hoe sneller facturen de deur uit gaan, des te sneller de betalingen kunnen binnenkomen
Om de kans op snelle betalingen zo groot mogelijk te maken, moet facturering eenvoudig zijn en eigenlijk best zoveel mogelijk geautomatiseerd worden. 

Facturen sturen zonder je bureau te verlaten

Hierbij kunnen web-gebaseerde tools voor documentbeheer helpen. In plaats van alle stappen van de voorbereiding tot verzending van facturen zelf af te handelen, kunnen bedrijven documenten uploaden naar een webportaal, de gewenste leveringsmethode selecteren (zoals post of e-mail) en het printen, couverteren, frankeren en verspreiden overlaten aan een verwerkingsbedrijf.

Een dergelijk systeem maakt ook de traceerbaarheid eenvoudiger. Elk document krijgt een barcode om zekerheid te hebben dat het juiste document en het correcte aantal pagina's zijn afgeleverd. De voortgang kan worden gevolgd door een eenvoudige online interface en het personeel krijgt weer meer tijd om zich te richten op activiteiten die rechtstreekse opbrengst opleveren, zoals het bedienen van klanten of het genereren van nieuwe business.

Facturering is een noodzakelijke maar vaak tijdrovende activiteit als het handmatig wordt gedaan. Door elke stap van het proces, van de aanmaak tot verzending van facturen, zelf af te handelen, lopen bedrijven het risico de betalingstermijnen te verlengen nog voordat de facturen ook maar zijn verzonden.

Door facturen te versturen zodra het werk is afgerond, kan de betalingstermijn worden verkort en de cashflow verbeterd. Bovendien appreciëren klanten het vaak als zij de facturen ontvangen op de manier die hun voorkeur heeft, op papier of digitaal.

 

Add new comment