Wat is de efficiëntste manier om post te verwerken?

Wat is de efficiëntste manier om post te verwerken?

05/31/2018

De handmatige verwerking van uitgaande post kan tijdrovend en inefficiënt zijn, waarbij uren verloren gaan met het aanschuiven in het postkantoor. Bedrijven die blijven werken met postzegels kunnen ook verliezen oplopen bij een verkeerde frankering. Een frankeermachine is een efficiënte manier om tijd te winnen en nutteloze uitgaven te vermijden door een snelle en efficiënte postverwerking. Maar dit is niet alles: de machine kan nuttig inzicht verschaffen om het beheer van uitgaande post te verbeteren en een extra besparing op te leveren.

De meeste bedrijven met een frankeermachine zullen waarschijnlijk stellen dat de tijd die ze winnen het grootste voordeel is. Dat is ongetwijfeld een belangrijke reden om over te stappen van een volledig manuele postverwerking, maar er zijn nog tal van andere voordelen.

Intelligente frankeermachine

Een frankeermachine kan inderdaad helpen om tijd te besparen op het aanschuiven in het postkantoor, maar de tijdsbesparing kan ook al veel eerder in het proces tot uiting komen. Frankeermachines kunnen grote volumes post van uiteenlopende maten en gewichten verwerken met een snelle doorvoertijd en dit bespaart tijd die anders gespendeerd zou worden aan het sorteren van de post voor frankering.

Door de post precies te wegen, zorgt de frankeermachine ook elke keer voor de correcte frankering; anders zou er teveel gefrankeerd kunnen worden en dergelijke onnodige uitgaven kunnen met de tijd oplopen. Een ander groot voordeel is de mogelijkheid om logo's en andere informatie te drukken op enveloppen samen met de frankering. Dit is een uitstekende manier om niet alleen uw bedrijf te identificeren als afzender van het stuk, maar ook om uw merk te versterken en zelfs om een bijzondere boodschap mee te geven.

Gedetailleerde uitgavenstaten

Het beheer van de uitgaande post houdt niet op wanneer de stukken het bedrijf fysiek hebben verlaten. Nu is er een gelegenheid voor continue bijsturing en verbetering en de intelligente frankeermachine maakt dit mogelijk. Deze houdt informatie bij over hoeveel er is uitgegeven, op welke type stukken en uit welke afdelingen van het bedrijf. Zo kunnen bijvoorbeeld de stukken die met priority verzonden worden, bijgehouden worden. Misschien hoeven ze niet op die manier verzonden te worden? In dat geval is een gelegenheid voor kostenbesparing aan het licht gebracht.

Met gedetailleerde kostenstaten kunnen de portokosten correct geboekt worden binnen het bedrijf en dat kan veel tijd en moeite besparen aan de boekhouding. Niet alleen dat, maar het vereenvoudigt ook de verrekening aan de klanten als de post op hun kosten wordt verstuurd. Zonder digitale registratie kan het verzamelen van de informatie om deze activiteiten te ondersteunen een lang en complex proces zijn.

Voor bedrijven die een boekhoudpakket gebruiken, is het ook logisch om de informatie van de frankeermachine direct in te voeren voor een automatische kostentracering. De koppeling van systemen en het stroomlijnen van de rapportering kunnen helpen om de activiteiten van het bedrijf te optimaliseren, mogelijke besparingen te optimaliseren en fouten te beperken.

Add new comment