February 22nd, 2017

Hoe de traceerbaarheid van de post binnen uw onderneming waarborgen

traceerbaarheid van de post

Meer dan ooit moeten bedrijven nu aandacht besteden aan de traceerbaarheid van hun post. De regelgeving inzake het beheer van gegevens, die vaak persoonlijke informatie bevatten, of regelgeving hebben geleid tot een verhoging van het veiligheidsniveau dat nodig is voor de verwerking van de post.

Traceerbaarheid en de controle van de integriteit van de documenten is met name van belang in sectoren zoals de financiële dienstverlening of de gezondheidszorg, waar vertrouwelijkheid voorop staat. De verschillende soorten traceerbaarheid van de integriteitscontrole van documenten zijn afhankelijk van het vereiste veiligheidsniveau. Toch moeten bepaalde basisregels gerespecteerd worden om de integriteit van documenten gedurende het verwerkingsproces van de post te waarborgen. Een van de belangrijkste punten om rekening mee te houden, is in hoeverre uw couverteermachine de integriteit van de documenten kan waarborgen. Dat betekent, dat u zeker moet zijn dat de documenten correct zijn samengevoegd, dat bij het samenvoegen de integriteit gerespecteerd wordt en dat het systeem rekening kan houden met variaties in de samenstelling van de documenten.

Dit witboek geeft een overzicht van wat de traceerbaarheid van de postverwerking inhoudt tijdens alle productiestadia van de postverwerking, van de creatie van de documenten tot hun verzending, en beschrijft de uitvoering ervan. De belangrijkste punten zijn:

  • Er zijn verschillende methoden om de integriteit van een document te controleren.
  • Bij de traceerbaarheid van post zijn zes belangrijke fasen betrokken
  • De juiste couverteermachine kiezen en met de gepaste software combineren, is cruciaal
  • Acht goede praktijkvoorbeelden kunnen u helpen bij de implementatie van een oplossing voor de traceerbaarheidvan uw post
  • De traceerbaarheid van uw post kan de klanttevredenheid verbeteren en meer kosten besparen