papierloos werken

Wil jouw bedrijf óók papierloos werken? Begin er nu mee!

01/28/2019

De weg naar volledig papierloos werken is vaak lang. Toch loont het de moeite om je bedrijf te digitaliseren. Begin vandaag nog met dit stappenplan.

Een volledig papierloos bedrijf lijkt misschien een utopie, maar het kan zeker! Werken zonder papier biedt zoveel voordelen dat je snel overtuigd bent: je werkt niet alleen efficiënter, maar je kunt documenten ook altijd en overal delen én het is beter voor het milieu. Wanneer je papierloos werkt, heb je dus vast en zeker een stap voor op je concurrentie. Maar hoe begin je eraan? De overgang naar een papierloos bedrijf is vaak een proces van lange adem, maar wij geven je tips om de verandering stap voor stap tot een goed einde te brengen.

  

1.Papierloos werken: maak nú de klik 

Dit is meteen het moment voor je eerste papierloze mededeling. Maak met je medewerkers de duidelijke afspraak dat er vanaf nu geen papier meer wordt gebruikt voor nieuwe documenten. Scan meteen alles wat binnenkomt. Ook inkomende post wordt voortaan gedigitaliseerd. Breng daarom ook leveranciers op de hoogte van je nieuwe papierloze werking en vraag hen om facturen vanaf nu digitaal door te sturen. Velen doen dit met alle plezier, aangezien digitale facturen volop voordelen bieden.

 

Heb je nog geen geschikte software om inkomende post vlot te digitaliseren en verdelen? Ontdek snel het uiterst handige Neotrax-systeem van Neopost. Daarmee bewaar je al je financiële documenten (bestelbonnen, inkooporders, afleverbonnen, facturen, …) op één plek dat je eenvoudig en snel kunt bekijken vanuit je eigen business-systeem.

 

2.Digitaliseer je archief 

De tweede stap vraagt iets meer tijd en inzet, maar toch is het noodzakelijk dat je je huidige archief digitaliseert. Investeer in een kwalitatieve scanner en spreek af om elk document als PDF op te slaan. PDF is het meest gebruikte bestandstype en kan door alle computers worden gelezen.

 

Het digitaliseren van je archief neemt behoorlijk wat tijd in beslag, maar die win je later dubbel en dwars terug. En helemaal als je alles gestructureerd opslaat in een cloudomgeving, zodat het terugvinden van documenten voortaan kinderspel wordt. Ga gerust selectief te werk en houd een grote schoonmaak. Stel jezelf steeds de vraag: “Moeten we dit document écht bijhouden en loont het dus de moeite om het te digitaliseren?”

 

3.Maak iedereen wegwijs

Niet iedereen schakelt even snel over naar volledig papierloos werken. Je weg vinden in nieuwe digitale systemen is ook niet altijd vanzelfsprekend. Organiseer daarom gerust een infomoment voor het hele bedrijf. Zet op voorhand een aantal afspraken of een handleiding (digitaal) zwart op wit en deel de link met je werknemers, zodat iedereen de informatie altijd kan raadplegen. Iedereen wegwijs maken in het nieuwe papierloze systeem is een must!

 

Een papierloos bedrijf vergt tijd 

Je hebt vandaag al de eerste grote stap naar een papierloos bedrijf gezet, maar besef dat de complete omschakeling tijd vergt. Niet iedereen is meteen blij met je idee. Sommige klanten vragen bijvoorbeeld toch nog steeds een factuur op papier. Maak daarom voor jezelf een haalbaar stappenplan waarin je elke nieuwe stap ook concreet inplant. Zet bijvoorbeeld het digitaliseren van oude documenten in je agenda. Alleen zo komen er ook concrete acties. 

 

 

 

Add new comment